Buzz
Chuyển file Word sang Excel là một vấn đề phổ biến mà nhiều người gặp phải. Hãy cùng khám phá cách chuyển file Word sang Excel mà vẫn giữ nguyên định dạng trong bài viết dưới đây. Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ giới thiệu các phần mềm chuyển file Word sang Excel online nhanh chóng và hoàn toàn miễn phí!
Cách chuyển file Word sang Excel qua phương pháp Plain Text và Import
Lưu ý: Các thao tác và nút lệnh trên Word đều giống nhau trên cả hệ điều hành Windows và MacOS.
Các bước chuyển file Word sang Excel đơn giản bằng công cụ có sẵn như sau:
Bước 1: Mở file Word của bạn lên, trong giao diện chính, chọn mục File.
Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn mục Save As và bấm vào mục Browse
Bước 3: Trong mục Save as type, chọn định dạng Plain Text và nhấn Save.
Bước 4: Sau khi chọn Save, cửa sổ File Conversion sẽ xuất hiện. Bạn chọn mục Other encoding và chọn Unicode(UTF-8). Cuối cùng, nhấn OK.
Bước 5: Mở Excel và ở giao diện chính, chọn tab Data, sau đó chọn From Text/CSV.
Bước 6: Mở file Word đã lưu trước đó và chọn mục Import để tiếp tục.
Bước 7: Cửa sổ thư mục mới hiện lên, bạn tick vào mục Transform data để tiếp tục thao tác.
Bước 8: Tiếp theo, bạn chọn Close and Load để hoàn tất quá trình.
Với các bước trên, bạn đã dễ dàng thực hiện việc chuyển đổi tài liệu Word sang Excel sử dụng phương thức Plain Text và Import.
Cách chuyển đổi file Word sang Excel giữ nguyên định dạng bằng tính năng Paste Special
Để chuyển file Word sang Excel bằng tính năng Paste Special, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mở file Word, sau đó sao chép vùng dữ liệu muốn chuyển. Để sao chép, bạn có thể nhấp chuột phải và chọn Copy (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + C).
Bước 2: Mở file Excel, chọn vị trí muốn dán dữ liệu, sau đó nhấp chuột phải và chọn mục Paste Special.
Bước 3: Tiếp theo, bạn chọn định dạng HTML.
Bước 4: Bạn nhấn chọn OK để hoàn tất quá trình.
Đây là phương pháp được xem là nhanh nhất trong việc chuyển đổi file. Nếu muốn tiết kiệm thời gian, bạn có thể thử tính năng Paste Special như đã hướng dẫn.
Công cụ chuyển file Word sang Excel trực tuyến
Để tối ưu hơn, bạn có thể sử dụng các công cụ chuyển file Word sang Excel trực tuyến, và yên tâm vì hầu hết chúng đều miễn phí. Dưới đây là cách sử dụng các công cụ như Convertio và Small PDF để chuyển đổi:
Chuyển đổi với phần mềm Convertio
Bên cạnh tính năng Paste Special, bạn có thể sử dụng Convertio để chuyển đổi dữ liệu từ Word sang Excel. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web Convertio. Tại giao diện chính, bạn chọn mục Chọn tập tin để bắt đầu.
Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn file Word muốn chuyển đổi, nhấn Open để mở và chờ file được chuyển đổi xong.
Bước 3: Sau đó, bạn lựa chọn định dạng mà bạn muốn chuyển đổi. Tại đây, hãy chọn định dạng Excel (xls).
Bước 3: Nhấn vào chuyển đổi để bắt đầu quá trình chuyển đổi tệp.
Bước 3: Nhấn vào mục tải về để tải về tệp Excel đã chuyển đổi về máy tính của bạn.
Lưu ý rằng với phương pháp này, bạn chỉ có thể chuyển đổi tối đa 2 tệp cùng lúc nếu chưa đăng ký tài khoản. Để chuyển đổi nhiều tệp hơn, bạn cần đăng ký tài khoản trên Convertio.
Chuyển đổi bằng phần mềm Small PDF
Ngoài Convertio, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm Small PDF để chuyển đổi file Word. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thực hiện:
Bước 1: Truy cập vào trang web Smallpdf, sau đó chọn mục Word sang PDF.
Bước 2: Tiếp theo, nhấn vào mục Chọn các tệp.
Bước 3: Chọn tệp bạn muốn chuyển, sau đó nhấn Open để mở tệp và đợi vài giây để quá trình chuyển đổi hoàn tất.
Bước 4: Khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, bạn hãy nhấn vào mục Tải tệp về.
Bước 5: Tiếp theo, bạn quay lại trang chủ của website và nhấn vào mục chuyển đổi từ file PDF sang Excel.
Bước 7: Bạn nhấn vào mục Chọn tệp.
Bước 8: Chọn file PDF bạn đã chuyển đổi xong và nhấn vào Open.
Bước 9: Chờ quá trình chuyển file hoàn tất và nhấn vào Tải tệp về để lưu file Excel của bạn về máy.
Lưu ý rằng khi bạn thực hiện chuyển đổi từ PDF sang Excel, chỉ những văn bản được phần mềm nhận dạng mới có thể chuyển đổi. Nếu bạn muốn chỉnh sửa và quét tất cả các văn bản dễ dàng hơn, bạn cần sử dụng phiên bản Pro.
Giải đáp các câu hỏi phổ biến khi chuyển file Word sang Excel
Khi bạn đã biết cách chuyển đổi file Word sang Excel, vẫn có thể có những câu hỏi chưa được giải đáp. Đừng bỏ qua các phần dưới đây để có câu trả lời hữu ích.
1. Chuyển file Word sang Excel có làm mất định dạng không?
Có, nếu bạn không sử dụng cách Paste Special.
2. Liệu phần mềm Convertio và Small PDF có phải trả phí không?
Cả hai phần mềm đều miễn phí và có thể sử dụng trực tiếp trên Google.
3. Quá trình chuyển đổi trên hệ điều hành Win và MacOS có khác nhau không?
Cách thực hiện thao tác không có sự khác biệt, nhưng giao diện sẽ có sự khác nhau giữa hai hệ điều hành.
Kết luận
Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này từ Mytour đã giúp bạn nắm được cách chuyển file Word sang Excel một cách nhanh chóng. Mong rằng bạn sẽ tối ưu hóa quá trình chuyển đổi file một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn trong tương lai.
