Buzz
Bạn đang gặp khó khăn vì không biết phương pháp giảm dung lượng file Excel một cách nhanh chóng. File Excel quá lớn khiến bạn gặp trở ngại trong công việc. Liệu có cách nào để giảm dung lượng file Excel trực tuyến, file Excel chứa hình ảnh mà không cần dùng đến phương pháp nén file Excel truyền thống? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay trong bài viết này!
Tại sao bạn cần biết cách giảm dung lượng file Excel?
Có nhiều lý do khiến file Excel của bạn chiếm dụng quá nhiều dung lượng. Đặc biệt trong các ngành như tài chính, đầu tư hay ngân hàng. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến khiến bạn cần học cách giảm dung lượng file Excel:
Giảm dung lượng file Excel giúp bạn lưu trữ được nhiều dữ liệu hơn:
Dung lượng là một trong những vấn đề được người dùng máy tính đặc biệt quan tâm. Mặc dù file Excel thường không chiếm quá nhiều dung lượng, nhưng trong một số lĩnh vực đặc thù, việc sử dụng và cập nhật thường xuyên khiến bạn phải lưu trữ một số lượng lớn file trên máy tính.
Giảm dung lượng file Excel giúp việc chia sẻ trên các nền tảng trở nên dễ dàng hơn:
Trong một số tình huống công việc, bạn cần chia sẻ file Excel với người khác. Tuy nhiên, với một số nền tảng như Gmail, việc gửi file Excel vượt quá giới hạn dung lượng cho phép là không thể. Do đó, việc tìm cách giảm dung lượng file Excel là vô cùng cần thiết.
Giảm dung lượng file Excel giúp cải thiện đáng kể tốc độ truyền tải file:
Thông thường, việc tải một file Excel chỉ mất vài giây. Tuy nhiên, với những file có dung lượng quá lớn, quá trình này có thể kéo dài từ vài phút đến hàng chục phút. Điều này gây ra nhiều bất tiện nếu bạn cần xử lý nhiều dữ liệu cùng lúc. Do đó, giảm dung lượng file Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian.
Phương pháp giảm dung lượng file Excel trực tiếp trên máy tính
Lưu ý: Các hình ảnh minh họa dưới đây được thực hiện trên Excel 2016. Bạn có thể áp dụng tương tự với các phiên bản Excel khác.
Để quá trình giảm dung lượng file Excel diễn ra nhanh chóng hơn, bạn có thể thực hiện trực tiếp trên máy tính bằng một trong các phương pháp sau:
Loại bỏ các dữ liệu ẩn
Dữ liệu ẩn trong Excel thường bao gồm các trang tính, ô, hàng và cột mà bạn không thể nhìn thấy trực tiếp trên bảng tính. Bạn có thể giảm dung lượng file Excel bằng cách loại bỏ những dữ liệu ẩn này. Tuy nhiên, hãy cân nhắc kỹ trước khi thực hiện, vì một khi đã xóa, dữ liệu sẽ không thể khôi phục nếu có sự cố xảy ra.
Các bước để loại bỏ dữ liệu ẩn bao gồm:
Bước 1: Xác định file Excel cần giảm dung lượng.
Bước 2: Mở file và nhấn vào mục Info. Di chuột đến mục Check for Issues và nhấp chọn. Sau đó, giao diện sẽ hiển thị các tùy chọn. Tiếp tục chọn Inspect Document.
Bước 3: Bảng Inspect Document sẽ xuất hiện, bạn nhấn vào Inspect để kiểm tra các dữ liệu ẩn có trong file.
Bước 4: Sau khi kiểm tra, nếu chắc chắn các dữ liệu có thể xóa, bạn nhấn Remove All để xóa chúng.
Bước 5: Cuối cùng, nhấn Close để hoàn tất quá trình xóa dữ liệu ẩn.
Xóa định dạng của các ô tính không sử dụng
Trong một số trường hợp, trang tính có thể chứa nhiều ô không sử dụng nhưng đã được định dạng trước. Điều này tưởng chừng vô hại nhưng có thể là nguyên nhân tiềm ẩn khiến file xử lý chậm. Vì vậy, nếu chưa cần dùng đến, bạn có thể xóa định dạng của các ô này.
Bước 1: Đầu tiên, mở file Excel và kiểm tra các ô, hàng, cột trống trong trang tính. Sau đó, bôi đen để xác định các vùng cần xóa.
Bước 2: Nhấn chuột phải vào vùng vừa bôi đen, di chuyển đến mục Delete trong Menu và chọn để xóa.
Lưu ý: Hãy kiểm tra kỹ các ô tính trước khi xóa để đảm bảo không bỏ sót dữ liệu quan trọng.
Xóa định dạng có điều kiện
Định dạng có điều kiện trong Excel giúp làm nổi bật các vùng dữ liệu cụ thể, nhưng đồng thời cũng chiếm dụng bộ nhớ đáng kể, khiến file Excel trở nên nặng hơn. Vì vậy, nếu muốn giảm dung lượng file, bạn có thể loại bỏ định dạng có điều kiện khỏi bảng tính.
Bước 1: Mở file Excel cần giảm dung lượng. Chọn Home ở góc trái màn hình, sau đó nhấp vào Conditional Formatting.
Bước 2: Lúc này, bạn sẽ thấy một loạt các chức năng hiện ra. Hãy tìm đến Clear Rules và nhấp vào. Bạn sẽ có hai tùy chọn để cân nhắc:
- Nếu chọn Clear from Selected Cells, bạn sẽ xóa định dạng của một ô cụ thể.
- Nếu chọn Clear Rules from Entire Sheet, bạn sẽ xóa định dạng khỏi toàn bộ trang tính.
Tùy thuộc vào nhu cầu, bạn có thể quyết định xóa định dạng cho một ô riêng lẻ hoặc toàn bộ trang tính.
Xóa Watch Window
Watch Window là một công cụ hỗ trợ quản lý công thức trong bảng dữ liệu Excel. Nó giúp bạn theo dõi kết quả sau khi chỉnh sửa mà không cần chuyển đổi giữa các trang tính.
Tuy nhiên, công cụ này cũng chiếm một phần dung lượng trong file Excel. Vì vậy, nếu không thường xuyên xử lý các tệp tài chính, quản lý dữ liệu, sản phẩm… bạn có thể xóa Watch Window để giảm dung lượng file.
Bước 1: Mở file Excel cần giảm dung lượng, chọn Formulas trên thanh công cụ. Khi hộp thoại Formulas hiện ra, nhấn vào Watch Window (thường nằm ở cuối bảng).
Bước 2: Khi hộp thoại Watch Window xuất hiện, chọn các lệnh đã cài đặt cần xóa và nhấn Delete Watch để hoàn tất.
Chỉ với 2 bước đơn giản, bạn đã loại bỏ được Watch Window khỏi file Excel quá tải. Điều này giúp giảm đáng kể dung lượng file Excel đang sử dụng.
Xóa các Name Range không cần thiết
Name Range là công cụ giúp đặt tên cho vùng dữ liệu, giúp việc thao tác trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nó cũng là nguyên nhân khiến file Excel chậm đi. Vì vậy, loại bỏ Name Range cũng là một cách hiệu quả để giảm dung lượng file Excel.
Bước 1: Tương tự như các bước trước, mở hộp thoại Formulas trên thanh công cụ, sau đó chọn Name Manager trong bảng hiện ra.
Bước 2: Chọn vùng tên cần xóa và loại bỏ bằng cách nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc nhấp vào nút Delete.
Bước 3: Hệ thống sẽ xác nhận lại thao tác xóa. Bạn chỉ cần nhấn OK và đóng hộp thoại bằng nút Close để hoàn tất.
Xóa Data Links trong file Excel
Data Links trong Excel là liên kết dẫn đến các nguồn dữ liệu khác. Chúng giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin liên quan, nhưng nếu có quá nhiều Data Links, file Excel sẽ bị quá tải.
Khi đó, cách duy nhất để giảm dung lượng file Excel là loại bỏ các Data Links không cần thiết.
Bước 1: Đầu tiên, mở file dữ liệu và chọn mục Data trên thanh công cụ.
Bước 2: Trong mục Connections, chọn Edit Links. Hộp thoại Edit Links sẽ hiển thị như sau:
Bước 3: Các Data Links trong file sẽ hiển thị, bạn chọn đường Link cần xóa và nhấn Break Link để thực hiện xóa.
Xác nhận lại một lần nữa để hoàn tất quá trình xóa.
Cách nén file Excel chứa ảnh để giảm dung lượng
Excel thường được sử dụng để xử lý số liệu và tính toán. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn cần chèn hình ảnh để làm nổi bật dữ liệu. Vì vậy, nén ảnh là một phương pháp hiệu quả để giảm dung lượng file Excel.
Bước 1: Chọn một hình ảnh trong file mà bạn muốn nén.
Bước 2: Đi đến mục Format trên thanh công cụ, sau đó chọn Compress Pictures với biểu tượng như hình dưới.
Bước 3: Khi hộp thoại Compress Pictures xuất hiện, bạn có thể tùy chỉnh các mục trong bảng.
Nếu bạn muốn nén tất cả ảnh, hãy bỏ chọn mục Apply only to this picture. Nếu chỉ muốn nén một ảnh cụ thể, hãy giữ nguyên tùy chọn này.
Tiếp theo, chọn độ phân giải phù hợp. Ở đây, chúng tôi chọn dòng số 5 với nội dung Email (96ppi): minimize document size for sharing để nén ảnh trong file.
Bước 4: Sau khi hoàn thành các bước trên, nhấn OK để xác nhận.
Với cách nén ảnh này, bạn sẽ giảm đáng kể dung lượng và tiết kiệm bộ nhớ cho file Excel của mình.
Lưu file dưới định dạng Excel Binary Workbook
Nếu sau khi áp dụng các phương pháp trên mà file Excel vẫn còn quá lớn, bạn có thể lưu file dưới định dạng Excel Binary Workbook để tối ưu hóa dung lượng. Các bước chi tiết như sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập vào thanh công cụ và tìm kiếm mục File. Sau đó, di chuyển từ trên xuống để xác định vị trí của tùy chọn Open. Nhấp vào đó để mở file Excel mà bạn muốn lưu.
Bước 2: Để lưu file Excel với định dạng khác, hãy quay lại mục File. Từ danh sách hiển thị, chọn tùy chọn Save As để tiếp tục.
Bước 3: Trong hộp thoại hiện ra, bạn sẽ thấy khung File Name. Tại đây, hãy nhập tên mới cho file của bạn.
Bước 4: Tiếp theo, di chuyển đến mục Save as Type. Bạn sẽ nhìn thấy một mũi tên hướng xuống ở cuối khung. Nhấp vào đó và chọn định dạng Excel Binary Workbook. Cuối cùng, nhấn nút Save để hoàn tất quá trình.
Khi lưu file dưới định dạng Excel Binary Workbook, kích thước file sẽ được thu nhỏ đáng kể so với phiên bản gốc ban đầu.
Sử dụng phần mềm bên thứ ba để giảm dung lượng file Excel
Nếu các phương pháp trên không mang lại hiệu quả như mong đợi trong việc giảm dung lượng file Excel, bạn có thể cân nhắc việc nén file để tiết kiệm không gian lưu trữ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách nén file Excel bằng phần mềm hiệu quả nhất năm 2023:
Phần mềm NXPowerLite Desktop: Đây là công cụ nén chuyên nghiệp với những ưu điểm nổi bật sau:
- Giảm dung lượng file lên đến 70% so với bản gốc mà vẫn đảm bảo chất lượng ổn định.
- Hỗ trợ nén nhiều định dạng file phổ biến như PDF, Word, Powerpoint,...
- Giao diện trực quan và dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng người dùng.
Tuy nhiên, phần mềm này yêu cầu người dùng phải trả phí sau 15 ngày dùng thử miễn phí trên mỗi tài khoản đăng ký.
Phần mềm FILEminimizer Office: Tương tự như các công cụ nén khác, phần mềm này mang lại những ưu điểm nổi bật sau:
- Cung cấp 5 chế độ nén khác nhau, mỗi chế độ mang lại hiệu quả riêng biệt.
- Chế độ nén mạnh nhất có thể giảm dung lượng file lên đến 80% mà vẫn giữ nguyên chất lượng.
- Hỗ trợ nén đa dạng định dạng như file văn phòng, PDF, hình ảnh,...
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với cả người dùng mới.
Tuy nhiên, đây là phần mềm có phí và chỉ cho phép dùng thử trong thời gian giới hạn.
Bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm khác như PowerShrink để giảm dung lượng file Excel, Word hoặc PDF. Đây chắc chắn sẽ là công cụ hữu ích giúp cải thiện hiệu suất công việc của bạn trong tương lai.
Giảm dung lượng file Excel trực tuyến miễn phí
Nếu bạn muốn giải quyết nhanh chóng mà không cần cài đặt phần mềm, hoặc lo ngại về rủi ro khi sử dụng các công cụ giải nén, bạn có thể lựa chọn các dịch vụ nén file Excel trực tuyến miễn phí.
Hiện nay, có rất nhiều dịch vụ trực tuyến giúp giảm dung lượng file Excel hiệu quả. Bạn chỉ cần tải file lên trang web, chọn chức năng nén hoặc giải nén là hoàn tất. Một số dịch vụ đáng tham khảo bao gồm Cloud ZIP, Unzip-online, ZIP Extractor… Chúng hoàn toàn miễn phí và hỗ trợ đa dạng định dạng file.
Kết luận
Bài viết trên đã tổng hợp các phương pháp giảm dung lượng File Excel hiệu quả trong quá trình làm việc. Bạn có thể áp dụng những cách này để giảm dung lượng file Excel trực tuyến hoặc file Excel chứa hình ảnh. Hãy thử ngay những thủ thuật này và chia sẻ với bạn bè để cùng nhau quản lý tài nguyên Excel một cách hiệu quả!
