Buzz
Nhiều người dùng Microsoft Office có thể chưa khám phá hết các tổ hợp phím tắt Excel thông dụng. Dù các phiên bản được cập nhật liên tục, nhưng các tổ hợp phím tắt Excel hay phím nhanh Excel hầu như vẫn giữ nguyên.
Lợi ích của việc sử dụng phím tắt là gì?
Microsoft Excel trên máy tính là công cụ không thể thiếu đối với dân văn phòng, hoạt động như một trợ lý thông minh giúp giải quyết các nhiệm vụ tính toán phức tạp và cung cấp số liệu chính xác. Đối với các nhà máy, xí nghiệp có hàng nghìn nhân viên cần tính lương hoặc lập danh sách, việc sử dụng phím tắt sẽ giúp xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả.
Các phím tắt cơ bản trong Excel rất phong phú và đa dạng, việc ghi nhớ tất cả có thể khó khăn. Tuy nhiên, khi thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, não bộ sẽ dần quen với việc sử dụng chúng cho nhiều mục đích khác nhau. Do đó, việc kết hợp các phím tắt là cần thiết để thao tác nhanh chóng trong các thuật toán.
Danh sách tổng hợp các phím tắt cơ bản trong Excel
Với sự phổ biến của máy tính trong văn phòng, nhà máy, hay thậm chí các quán cà phê, các tính năng thông minh của Excel ngày càng được tận dụng. Vậy những phím tắt nào là cần thiết?
Phím tắt $ trong Excel
Phím tắt $ được dùng để tạo ô tham chiếu tuyệt đối, đảm bảo giá trị không thay đổi. Dấu này hướng dẫn Excel cách xử lý khi di chuyển và sao chép sang ô khác. Việc sử dụng tham chiếu này giúp dữ liệu luôn chính xác khi di chuyển. Nếu không dùng phím tắt $, giá trị có thể bị thay đổi.
Phím tắt gộp ô trong Excel
Việc gộp ô giúp hiển thị nội dung một cách chuẩn chỉnh và gọn gàng hơn, tạo không gian trình bày hợp lý. Để gộp ô, bạn có thể sử dụng chức năng Merge & Center, đây là cách nhanh nhất để kết hợp hai hoặc nhiều ô trong bảng tính. Chỉ cần nhấn tổ hợp phím Alt + H + M.
Phím tắt tìm kiếm trong Excel
Phím tắt tìm kiếm trong Excel giúp bạn nhanh chóng định vị nội dung cần thiết mà không cần di chuyển chuột nhiều. Đặc biệt hữu ích khi làm việc với các file chứa nhiều dữ liệu. Để thực hiện, nhấn tổ hợp phím Ctrl + F, trong đó F là viết tắt của Find (tìm kiếm).
Phím tắt chèn dòng trong Excel
Phím tắt Insert giúp bạn thêm dòng vào bảng tính khi cần bổ sung nội dung hoặc điều chỉnh dữ liệu. Thao tác này rất đơn giản: chọn dòng bạn muốn chèn, sau đó nhấn Ctrl + hoặc tổ hợp phím Ctrl Y để chèn thêm dòng hoặc cột tùy ý.
Phím tắt chèn cột trong Excel
Tương tự như chèn dòng, phím tắt Insert cột cũng hoạt động theo cách này. Bạn chỉ cần chọn cột muốn thêm, sau đó nhấn Ctrl Y. Một cột trống sẽ xuất hiện ngay lập tức để bạn điền thông tin.
Phím tắt Group trong Excel
Phím tắt Group giúp bạn ẩn hoặc hiện các hàng và cột theo ý muốn, rất tiện lợi khi cần thống kê dữ liệu. Để thực hiện, bôi đen các hàng hoặc cột cần gộp, sau đó nhấn tổ hợp phím Shift + Alt + → (mũi tên sang phải trên bàn phím).
Phím tắt xóa Sheet trong Excel
Khi làm việc với các file dữ liệu qua các quý trong năm, có những Sheet không còn cần thiết và cần xóa để tiết kiệm không gian. Để xóa Sheet, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào Sheet muốn xóa và chọn Delete.
Phím tắt hoàn tác trong Excel
Nếu bạn nhập sai ký tự hoặc xóa nhầm dữ liệu trong bảng tính, bạn có thể khôi phục thông tin trước đó mà không cần nhập lại bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z.
Phím tắt điều chỉnh khoảng cách dòng trong Excel
Có nhiều cách để giãn dòng, nhưng cách nhanh nhất là bôi đen các dòng cần điều chỉnh, vào Home, chọn Format, sau đó nhấp vào AutoFit Row Height để bảng tính tự động căn chỉnh kích thước phù hợp.
Phím tắt F4
Phím tắt F4 có nhiều công dụng trong Excel, nhưng phổ biến nhất là dùng để lặp lại thao tác cuối cùng mà bạn đã thực hiện.
Phím tắt Ctrl E
Để ghép các cột mà không cần sao chép thủ công, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl E. Chỉ cần nhập nội dung vào ô đầu tiên bạn muốn ghép, sau đó nhấn Ctrl E, nội dung từ các cột khác sẽ tự động được điền theo mẫu.
Phím tắt đóng File Excel
Nếu không thể sử dụng chuột, bạn có thể đóng nhanh một file Excel trên Windows bằng cách nhấn Alt + F4, cửa sổ làm việc sẽ đóng ngay lập tức.
Phím tắt Unhide
Phím tắt này giúp bạn hiện lại các cột đã bị ẩn trong bảng tính. Ví dụ, nếu bạn không muốn tiết lộ thông tin khi làm việc, hãy nhấn vào biểu tượng tam giác nhỏ ở góc trái phía trên, sau đó chọn Unhide.
Phím tắt in
Để in tài liệu nhanh chóng mà không cần thao tác nhiều với chuột, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + P. Hộp thoại in sẽ xuất hiện ngay lập tức, cho phép bạn thiết lập các tùy chọn in ấn.
Phím tắt chuyển đổi giữa các Sheet trong Excel
Để di chuyển nhanh giữa các Sheet khi làm việc với nhiều Sheet, bạn có thể sử dụng Ctrl + Page Up để chuyển đến Sheet trước đó hoặc Ctrl + Page Down để chuyển đến Sheet tiếp theo.
Phím tắt chuyển đổi chữ hoa trong Excel
Phím tắt Uppercase trong Excel giúp chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa và ngược lại. Bằng cách sử dụng hàm Upper, bạn chỉ cần chọn ô trống, nhập hàm, chọn ô chứa nội dung cần chuyển đổi và nhấn Enter.
Phím tắt Pivot trong Excel
Để thống kê dữ liệu trên một Sheet, bạn có thể sử dụng phím tắt Pivot bằng cách nhấn Ctrl + N + V. Các số liệu sẽ được hiển thị một cách rõ ràng và chi tiết.
Phím tắt khóa ô trong Excel
Để khóa các ô bạn muốn, hãy chọn các ô cần khóa và nhấn giữ phím Ctrl. Thao tác này giúp bạn khóa các ô đã chọn một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Phím tắt Ctrl D trong Excel
Phím tắt này ít được biết đến vì nó tương tự như Paste, nhưng tiện lợi hơn khi bạn chỉ cần nhấn Ctrl D một lần mà không cần thực hiện thao tác và Paste riêng lẻ.
Phím tắt tô màu
Để tô màu cho các hàng, cột hoặc ô bạn muốn, hãy sử dụng tổ hợp phím Alt + H + H. Vùng được chọn sẽ được tô màu theo lựa chọn trước đó của bạn.
Phím tắt chuyển đổi Sheet
Để di chuyển giữa các Sheet mà không cần dùng chuột, bạn có thể sử dụng Ctrl + PageUp để chuyển sang Sheet bên trái và Ctrl + PageDown để chuyển sang Sheet bên phải.
Phím tắt Excel trên MacBook
Ngoài các phím tắt Excel tương tự như trên Windows, MacBook còn có những tổ hợp phím đặc biệt như sau:
- Ctrl + Spacebar: chọn toàn bộ hàng trong Excel
- Ctrl + Shift + (: hiện lại các hàng đã bị ẩn
- Ctrl + Shift + ): hiện lại các cột đã bị ẩn
- Ctrl + Page Down ↓ hoặc Option + →: chuyển sang trang tiếp theo
- Command + A: chọn toàn bộ bảng
- Option + C: xóa bộ lọc
Phím tắt Excel trên Mac
Trên Mac, các phím tắt Excel có sự khác biệt so với các hệ điều hành khác do cấu trúc máy tính riêng biệt:
- F11: chèn một biểu đồ mới
- F12: mở hộp thoại lưu tên file
- F7: kiểm tra lỗi chính tả
- Home: di chuyển đến đầu hàng
- Control + L: đặt tên cho bảng tính
- Control + Return: điền dữ liệu vào ô đã chọn
Tổng hợp các phím tắt Excel nâng cao
Bên cạnh các phím tắt cơ bản, Excel còn cung cấp nhiều tổ hợp phím nâng cao giúp tối ưu hóa công việc. Dưới đây là một số phím tắt nâng cao hữu ích:
- Ctrl + Backspace: chọn nhiều cột hoặc các ô đã được bôi đen
- Shift + Backspace: chọn nhiều dòng hoặc các vùng đã được bôi đen
- Ctrl + 0: ẩn một hoặc nhiều cột được chọn
- Ctrl + 9: ẩn một hoặc nhiều dòng được chọn
- Ctrl + -: xóa toàn bộ các cột hoặc dòng được chọn
Các phím tắt cơ bản và nâng cao trong Excel được liệt kê trên đây sẽ hỗ trợ bạn trong công việc và học tập. Bài viết cũng đề cập đến các tổ hợp phím phù hợp với các hệ điều hành hiện nay, giúp bạn thao tác nhanh chóng và hiệu quả hơn. Ngoài phím tắt Excel, bạn có thể khám phá thêm nhiều thủ thuật Office và các mẹo hữu ích khác tại mục thủ thuật laptop của Mytour.
