Cách áp dụng phương pháp 1234 trong quản lý công việc

Phương pháp 1234 phân chia công việc thành 4 nhóm: nhanh và dễ (1), dọn dẹp (2), phức tạp và dài (3), và vui (4). Dưới đây là cách sử dụng phương pháp này:

1. Đánh dấu 4 cột trong bullet journal của bạn với các màu khác nhau.
2. Gán nhãn mỗi cột với các số 1, 2, 3, và 4.
3. Viết các công việc của bạn vào bên phải các cột tương ứng.
4. Thực hiện một công việc từ mỗi nhóm theo thứ tự (1-4).
5. Đánh dấu hoàn thành mỗi công việc khi bạn hoàn tất.

Phương pháp 1234 là một hệ thống bullet journaling giúp quản lý công việc. Ý tưởng cơ bản của phương pháp 1234 là bạn chia công việc thành 4 loại: công việc nhanh chóng và dễ dàng (1), việc dọn dẹp và sắp xếp (2), công việc khó khăn và kéo dài (3), và công việc thú vị (4). Mỗi ngày (hoặc nhiều lần trong ngày nếu bạn muốn), bạn cần chọn một công việc từ mỗi loại và hoàn thành cả 4 công việc, lần lượt mà không nghỉ. Phương pháp này hiệu quả vì việc bắt đầu với một công việc nhanh và một công việc dọn dẹp giúp bạn tạo đà cho công việc khó. Công việc cuối cùng, công việc thú vị, là phần thưởng cho một ngày làm việc hiệu quả!

• Hầu hết mọi người ghi lại các công việc cần hoàn thành trong sổ bullet journal và đánh dấu chúng khi hoàn thành. Bạn cũng có thể điều chỉnh phương pháp 1234 để sử dụng trên một mảnh giấy thường, hoặc thậm chí là trong đầu bạn!

Đánh dấu 4 cột với 4 màu sắc khác nhau trong sổ bullet journal của bạn. Mở sổ bullet journal ra một trang mới. Bắt đầu từ góc trên bên trái, đánh dấu 4 cột với các dấu chấm cách nhau khoảng giữa trang. Chọn một màu bút đánh dấu khác nhau cho mỗi cột. Sau đó, ghi chữ "1" ở đầu cột đầu tiên, chữ "2" ở cột thứ hai, và cứ như vậy.

Ghi nhãn cho các cột với "1-2-3-4" và viết ra chú thích. Ở đầu cột đầu tiên bạn đánh dấu ở bước 1, viết chữ "1." Sau đó, trên cột thứ hai, viết "2," và cứ thế cho đến hết. Nếu muốn, bạn có thể viết một chú thích về các số này ở một góc dưới trang, như một lời nhắc để bạn biết số nào tương ứng với loại công việc nào. Chú thích có thể như sau:

• 1 = Công việc nhanh và dễ (trên 20 phút)
• 2 = Công việc dọn dẹp và sắp xếp
• 3 = Công việc dài và phức tạp (dưới 20 phút)
• 4 = Công việc thú vị hoặc sở thích

Viết danh sách công việc trong các hàng bên phải của 4 cột đã đánh dấu. Hãy nghĩ về tất cả các công việc bạn cần hoặc muốn làm trong ngày hôm đó. Sau đó, ghi chúng xuống bên phải của 4 cột bạn đã đánh dấu ở bước 1. Để lại một cột trống giữa các cột đã đánh dấu và danh sách của bạn. Cột trống này là nơi bạn sẽ đánh dấu hoàn thành các công việc khi hoàn tất.

• Không chắc công việc nào được coi là "nhanh và dễ" hay "dài và phức tạp"? Hãy tham khảo ví dụ công việc dưới đây!

Đặt dấu chấm cạnh công việc trong cột của nó để phân loại. Ví dụ, nếu một trong những công việc của bạn là "cho mèo ăn," bạn có thể phân loại đây là công việc nhanh và dễ dàng, vì vậy bạn sẽ đánh dấu một dấu chấm ở cùng dòng trong cột "1". Lặp lại thao tác này cho mỗi công việc trong danh sách của bạn để giúp bạn xác định được loại công việc và thứ tự hoàn thành chúng.

Hoàn thành một công việc từ cột "1", rồi đến cột "2", và tiếp theo như vậy. Chọn bất kỳ công việc nào từ cột "nhanh và dễ" và làm nó đầu tiên. Ngay sau khi hoàn thành, chọn một công việc từ cột "dọn dẹp và sắp xếp" và làm tiếp theo. Sau khi hoàn thành công việc này, chọn một công việc từ cột "dài hơn và phức tạp" và bắt đầu làm ngay. Cuối cùng, chọn một hoạt động từ cột "thú vị" và làm nó trước khi bắt đầu lại vòng lặp này.

• Không sao nếu bạn cần nghỉ ngơi một chút giữa các công việc để đi vệ sinh, thả chó, nghe điện thoại, v.v. Tuy nhiên, hãy cố gắng không nghỉ quá 5 hoặc 10 phút để tránh bị lạc hướng. Hãy cố gắng không bỏ qua bất kỳ loại công việc nào!
• Nếu bạn bị gián đoạn lâu và khó quay lại công việc, hãy bắt đầu lại từ một công việc đơn giản trong cột "1" để lấy lại đà.

Đánh dấu tích vào cột trống bên cạnh mỗi công việc đã hoàn thành. Khi bạn làm việc qua danh sách của mình, đừng quên ghi chú những công việc bạn đã hoàn thành! Để làm điều này, hãy đánh dấu dấu X hoặc dấu tích vào cột trống giữa các cột đã đánh dấu và công việc hoàn thành.

HÃY CHO CHÚNG TÔI BIẾT Ý KIẾN CỦA BẠN

Bạn có thích việc ghi chép trong bullet journal không?

Phân loại công việc và nhiệm vụ theo loại và thời gian hoàn thành. Nói chung, hầu hết những công việc bạn làm mỗi ngày đều thuộc vào một trong 4 loại đã được mô tả ở trên: nhanh và dễ dàng, dọn dẹp và sắp xếp, dài và phức tạp, và thú vị. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn không chắc công việc nào thuộc loại nào, hãy tham khảo những công việc mẫu dưới đây, được phân loại theo từng nhóm:

• Những công việc nhanh và dễ (1)
  • Lấy thư
  • Cho mèo ăn
  • Uống vitamin
  • Thanh toán hóa đơn điện
  • Tưới cây
• Việc dọn dẹp và sắp xếp (2)
  • Vệ sinh toilet
  • Rửa bát
  • Đặt đồ tạp hóa vào nơi thích hợp
  • Bắt đầu giặt đồ
  • Quét dọn bếp
• Công việc dài và phức tạp (3)
  • Kê khai thuế
  • Nướng bánh mì
  • Trả lời email và tin nhắn công việc
  • Điền kế hoạch tháng
  • Sắp xếp lại tủ quần áo
• Công việc thú vị (4)
  • Sơn móng tay
  • Đọc một chương sách
  • Xem một tập phim yêu thích
  • Vẽ tranh
  • Đi dạo

Sử dụng biến thể này để hoàn thành một số lượng công việc cụ thể. Caroline Langdon, người quản lý truyền thông xã hội, giải thích biến thể này của phương pháp 1234: “Ý tưởng là giới hạn bản thân với một công việc LỚN, 2 công việc trung bình, 3 công việc nhỏ và 4 công việc nhanh chóng, dễ dàng. Đây là một khung công việc đơn giản giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong ngày bằng cách tập trung vào những công việc thực sự quan trọng thay vì một danh sách việc không bao giờ kết thúc.”

• Langdon bổ sung rằng cô ấy thích quy tắc 123: “1 nhiệm vụ lớn, 2 công việc trung bình, [và] 3 công việc nhỏ hỗ trợ.”

Giải quyết các công việc khác nhau lần lượt giúp chúng dễ dàng hoàn thành hơn. Điểm mạnh của phương pháp 1234 trong việc quản lý công việc là nó giúp bạn hoàn thành một loạt các công việc mà không bị rối. Ví dụ, bạn chỉ cần giới hạn bản thân vào việc dọn dẹp hoặc sắp xếp một thứ thay vì cả ngôi nhà. Nếu không, bạn sẽ để việc dọn dẹp chiếm hết cả ngày của mình. Mặt khác, bạn cũng cam kết chỉ làm một công việc khó và phức tạp. Điều này dễ dàng và khả thi hơn rất nhiều so với việc cố gắng hoàn thành tất cả các công việc phức tạp trong một ngày.

Đánh dấu hoàn thành mỗi công việc mang lại cảm giác thành tựu. Có một điều gì đó khi bạn ghi lại một công việc và sau đó đánh dấu hoàn thành khi công việc đó xong khiến bạn cảm thấy phấn khích như một cú hích oxytocin! Nó khiến bạn cảm thấy như mình đã đạt được điều gì đó, dù công việc đó có thể không mất nhiều thời gian. Dù là lớn hay nhỏ, công việc đó cần phải được hoàn thành và bạn đã làm được. Giờ đây, mỗi khi bạn cảm thấy không hiệu quả, bạn có thể nhìn lại sổ bullet journal và thấy thành công của mình.

Việc thêm một công việc "thú vị" giúp cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn. Câu nói "Công việc mà không có giải trí thì Jack sẽ trở thành một người buồn tẻ" vẫn còn giá trị cho đến ngày nay. Chúng ta không được thiết kế để làm việc không ngừng mà không có những khoảng nghỉ để tận hưởng cuộc sống. Việc thêm một hoạt động "thú vị" vào cuối mỗi vòng làm việc theo phương pháp 1234 nhắc nhở bạn phải tử tế với chính mình!

Tìm chiến lược năng suất phù hợp với nhu cầu và lối sống của bạn. Phương pháp 1234 không phải là hệ thống quản lý công việc duy nhất! Nếu nó không phù hợp với bạn, bạn có rất nhiều lựa chọn khác để thử. Hãy tham khảo một số bài viết hàng đầu về năng suất của chúng tôi để có những mẹo hữu ích giúp công việc hàng ngày của bạn hiệu quả hơn:

• Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian
• Cách làm việc hiệu quả hơn
• 19 cách để cải thiện sự siêng năng và thành công trong công việc, học tập, hay trong cuộc sống
• Cách vượt qua sự phân tâm
• Cách ngừng lãng phí thời gian