Buzz
Hướng dẫn chi tiết khắc phục sự cố email trên Outlook
Bạn có gặp sự cố với tài khoản Outlook mà không chắc nguyên nhân là gì? Chúng tôi có thể giúp bạn! Có nhiều yếu tố có thể khiến Outlook không nhận được email như bình thường. Vì vậy, trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ ra những nguyên nhân và cách khắc phục chúng - từ những giải pháp đơn giản như kiểm tra kết nối internet và bộ lọc Outlook đến những cách khắc phục sâu hơn như xóa bộ nhớ cache của Outlook. Đừng lo, chúng tôi sẽ giúp Outlook của bạn hoạt động trở lại bình thường nhanh chóng.
Các giải pháp khi Outlook không nhận được email
- Kiểm tra kết nối internet và đảm bảo nó đang hoạt động.
- Đảm bảo Outlook không đang ở chế độ Work Offline. Nếu có, chọn Go Online.
- Mở thư mục Junk Email và xem liệu có email nào bị đánh dấu là spam không.
- Kiểm tra tab Other và chuyển những email bị phân loại sai sang Move to Focused.
- Xóa bộ nhớ cache của Outlook. Truy cập %localappdata%\Microsoft\Outlook\RoamCache trong Windows, sau đó xóa các tệp trong thư mục RoamCache.
Các bước thực hiện
Các cách khắc phục khi Outlook không nhận được email
Đảm bảo bạn đã kết nối với internet. Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng vẫn đáng để kiểm tra! Nếu internet bị gián đoạn vì lý do nào đó, hoặc bạn chưa kết nối, Outlook sẽ không thể kết nối với máy chủ email của mình hoặc không thể làm mới (và đồng bộ hóa các email mới).
- Bạn có thể kiểm tra kết nối WiFi của máy tính, hoặc thậm chí thử tải một trang web trong trình duyệt web của mình để xem liệu nó có hoạt động không.
Đảm bảo bạn không đang ở chế độ ngoại tuyến. Outlook có chế độ Work Offline cho phép bạn ngắt kết nối khỏi máy chủ của Outlook. Đây là tính năng hữu ích khi bạn cần làm việc mà không bị xao nhãng hoặc muốn nghỉ ngơi hoàn toàn, nhưng nếu để chế độ này bật, email mới sẽ không được gửi đến. Nếu bạn vẫn đang ở chế độ ngoại tuyến, hãy nhấn vào tùy chọn Go Online ở trên cùng màn hình.
- Có thể sẽ mất vài phút để Outlook tải các email mới khi chế độ Offline bị tắt.
Kiểm tra máy chủ của Microsoft để xem liệu Outlook có bị gián đoạn không. Nếu bạn không nhận được email trong Outlook, có thể không phải lỗi của bạn—thay vào đó, máy chủ Outlook của Microsoft có thể tạm thời bị gián đoạn. Hãy vào trang Microsoft 365 Service Status và kiểm tra trong phần Microsoft consumer products để xem trạng thái hiện tại của Outlook.com.
- Nếu bạn thấy vòng tròn màu đỏ hoặc vàng bên cạnh Outlook.com, có nghĩa là máy chủ đang gặp sự cố (và Microsoft đang làm việc để khắc phục nó).
Đóng và khởi động lại Outlook. Có thể ứng dụng Outlook của bạn đang gặp sự cố mà không rõ lý do. Hãy thử đóng Outlook và sau đó mở lại ứng dụng để xem liệu vấn đề có được giải quyết không!
- Bạn có thể đóng Outlook bằng cách nhấn vào nút X ở góc trên bên phải màn hình, hoặc chọn File → Exit.
Kiểm tra thư mục spam trong Outlook. Trong Outlook, chọn tùy chọn Junk Email từ menu bên trái màn hình và kiểm tra thư mục spam của bạn để xem liệu có email quan trọng nào bị chuyển vào đó không. Có thể một email đã bị bộ lọc spam của Outlook kích hoạt và bị chuyển vào thư mục này tự động, khiến bạn nghĩ rằng Outlook không nhận được email.
- Nếu bạn tìm thấy một email trong thư mục spam mà không phải là spam, hãy mở nó và chọn Mark as Not Spam. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng những email tương tự sẽ không bị đánh dấu là spam nữa.
Kiểm tra tab “Other” trong Outlook. Outlook hiện nay có tính năng “Focused inbox” giúp phân chia hộp thư đến thành hai tab—Focused (nơi các tin nhắn quan trọng được gửi đến) và Other (nơi các email ít quan trọng hơn được gửi đến). Hãy nhấp vào tab Other để xem liệu Outlook có nhầm lẫn và chuyển một số email quan trọng vào nhầm nơi không.
- Nếu bạn tìm thấy một email không nên ở tab Other, hãy nhấp chuột phải và chọn Move to Focused.
- Bạn cũng có thể đảm bảo rằng mọi email từ một người gửi cụ thể sẽ được chuyển vào tab Focused bằng cách chọn Always Move to Focused.
Xóa bộ nhớ cache của Outlook để loại bỏ các tệp bị hỏng. Nếu bộ nhớ cache của Outlook có các tệp bị hỏng, nó có thể ngừng việc nhận các email mới. Vì vậy, hãy lưu lại công việc của bạn và xóa bộ nhớ cache để xem liệu điều này có khắc phục được sự cố không. Dưới đây là cách thực hiện:
-
Windows:
- Trong menu Start (từ thanh tác vụ Windows), mở Run.
- Nhập %localappdata%\Microsoft\Outlook\RoamCache vào ô trong cửa sổ Run và nhấn OK.
- Trong thư mục RoamCache, chọn tất cả các tệp (dùng phím tắt Ctrl + A).
- Nhấp chuột phải và chọn Delete để xóa tất cả các tệp (và xác nhận việc xóa nếu được yêu cầu).
-
Mac:
- Trong Outlook, đi đến Tools → Accounts.
- Chọn tài khoản cần thiết từ menu bên trái.
- Nhấp vào biểu tượng gear (ở góc dưới bên trái cửa sổ), sau đó chọn Reset Account.
Vô hiệu hóa phần mềm diệt virus và tường lửa. Phần mềm bảo mật trên máy tính của bạn có thể đang chặn kết nối của Outlook với máy chủ, khiến email không thể gửi đến. Nếu bạn có phần mềm diệt virus hoặc tường lửa, hãy tạm thời vô hiệu hóa chúng và kiểm tra xem có nhận được email trong Outlook không. Nếu có, bạn sẽ cần thay đổi cài đặt phần mềm bảo mật của mình để đảm bảo Outlook tiếp tục hoạt động trong tương lai.
Cập nhật phiên bản mới nhất của Outlook. Nếu bạn không sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng Outlook, có thể đó là nguyên nhân gây ra các sự cố với email của bạn! Trong Outlook, hãy đi đến File → Office Account và kiểm tra phần Update Options để kiểm tra các bản cập nhật (và áp dụng nếu có sẵn). Office sẽ thông báo cho bạn khi đã cập nhật hoàn tất, và sau đó bạn có thể kiểm tra Outlook để xem nó có hoạt động đúng không.
Thay đổi cài đặt bộ lọc Outlook của bạn. Có thể bạn đang sử dụng bộ lọc trong Outlook khiến quá nhiều email bị xóa, lưu trữ hoặc chuyển vào thư mục spam. Hãy vào Settings → Rules để xem lại các bộ lọc đang được áp dụng. Nếu bộ lọc nào có vẻ không cần thiết hoặc quá nghiêm ngặt, hãy tắt chúng đi.
Kiểm tra giới hạn dung lượng tài khoản Outlook của bạn. Mặc dù phần lớn người dùng không gặp phải vấn đề này, Outlook có giới hạn dung lượng 100GB cho mỗi hộp thư. Để kiểm tra dung lượng hiện tại trong Outlook, chọn Settings ở trên cùng cửa sổ và vào Accounts → Storage. Tại đây, bạn sẽ thấy một bảng phân tích chi tiết về dung lượng bạn đã sử dụng. Outlook sẽ không nhận được email mới nếu dung lượng của bạn đã đầy!
- Nếu bạn đã đạt giới hạn 100GB, hãy thử xóa các tệp không cần thiết trong tài khoản của bạn hoặc lưu trữ các tệp lớn hơn lên OneDrive.
- Để giải quyết nhanh chóng, bạn cũng có thể thử xóa thư mục Deleted Items (vì các email đã xóa sẽ không bị xóa vĩnh viễn ngay lập tức).
Kiểm tra danh sách người gửi bị chặn. Nếu bạn không nhận được email từ một người gửi cụ thể, hãy kiểm tra xem họ có bị chặn hay không. Vào Settings → Junk Email → Blocked senders and domains. Nếu bạn thấy địa chỉ email của người gửi trong đó (và không muốn chặn họ nữa), hãy xóa địa chỉ đó đi; từ đó, bạn sẽ bắt đầu nhận các email từ họ trong hộp thư đến của mình.
- Email từ người gửi bị chặn sẽ tự động chuyển vào Junk Folder.
Cập nhật mật khẩu của bạn trong Outlook. Nếu bạn sử dụng Outlook với một địa chỉ email từ nhà cung cấp bên thứ ba và đã thay đổi mật khẩu của địa chỉ email đó trên trang web của nhà cung cấp, bạn sẽ cần cập nhật mật khẩu mới này trong Outlook. Nếu không, Outlook sẽ không thể đồng bộ và tải các email mới!
- Để cập nhật mật khẩu, vào File → Account Settings → Email Accounts → Change.
Đảm bảo cài đặt máy chủ của bạn là chính xác. Nếu cài đặt máy chủ của Outlook không chính xác, điều này chắc chắn sẽ gây ra lỗi trong việc nhận email. Vào File → Account Settings → Change và chọn More Settings. Tại đây, bạn có thể kiểm tra thông tin máy chủ email đến.
- Đầu tiên, đảm bảo tên máy chủ khớp với tên mà nhà cung cấp email của bạn đưa ra.
- Tiếp theo, kiểm tra số cổng và phương thức mã hóa. Chúng cũng phải khớp với các thông số mà nhà cung cấp đưa ra! Thông thường, các số cổng là:
- IMAP SSL: 993
- POP3 SSL: 995
- Thêm vào đó, bạn cũng có thể kiểm tra cài đặt cổng của máy chủ gửi để đảm bảo rằng chúng chính xác. Các số cổng thông thường là:
- SMTP SSL: 465
- SMTP STARTTLS: 587
Sử dụng tính năng Hỗ trợ Người gửi của Outlook nếu bạn không nhận được một email cụ thể. Nếu bạn không nhận được email từ một người gửi cụ thể, bạn có thể liên hệ với người đó và yêu cầu họ kiểm tra tính năng Sender Support trong Outlook. Tại đó, họ sẽ tìm thấy các mẹo khắc phục sự cố để thực hiện!
Nguyên nhân khiến Outlook ngừng nhận email là gì?
Cuối cùng, có khá nhiều lý do khiến bạn không nhận được email trong Outlook—một số lý do có thể khắc phục nhanh chóng, và những lý do khác có thể nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn (nhưng chỉ là tạm thời). Nếu Outlook không tải được email mới như mong đợi, dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến:
- Emails bị chuyển vào thư mục khác (như Other hoặc Junk Email)
- Máy chủ của Microsoft dành cho Outlook hiện đang gặp sự cố
- Kết nối internet của bạn chậm hoặc không hoạt động
- Outlook đang ở chế độ ngoại tuyến
- Mật khẩu của bạn chưa được cập nhật
- Các người gửi nhất định bị chặn
- Bộ nhớ cache của Outlook có dữ liệu bị hỏng
- Hồ sơ Outlook của bạn bị hỏng
Cách khắc phục khi Outlook không gửi được email
Đảm bảo rằng email không quá lớn. Mặt khác, nếu bạn gặp sự cố trong việc gửi email trong Outlook, cũng có một số cách khắc phục cho vấn đề này. Đầu tiên là đơn giản: hãy xóa bất kỳ tệp nào có dung lượng lớn hơn 25 MB trong tin nhắn của bạn, vì Outlook không thể gửi tệp quá lớn như vậy.
Kiểm tra lại địa chỉ email của người nhận. Mẹo khắc phục sự cố tiếp theo đơn giản nhưng rất quan trọng: hãy kiểm tra lại địa chỉ email của người nhận và đảm bảo rằng nó chính xác. Một lỗi chính tả nhỏ cũng có thể khiến email không gửi đi đúng cách—vì vậy, việc kiểm tra là rất cần thiết. Nếu bạn chắc chắn rằng đã sử dụng đúng địa chỉ email nhưng vẫn nhận được biên lai không gửi được, có một vài lý do có thể xảy ra:
- Địa chỉ không hợp lệ - Có thể bạn vô tình được cung cấp một địa chỉ không tồn tại.
- Hộp thư của người nhận đầy - Nếu dung lượng hộp thư của họ đã đầy, không thể nhận thêm email cho đến khi họ dọn dẹp.
- Máy chủ của người nhận gặp sự cố - Dù máy chủ của bạn hoạt động bình thường, nhưng sự cố từ phía người nhận có thể ngăn cản email gửi đi.
- Email bị đánh dấu là spam - Dù bạn chưa bị chặn cá nhân, nhưng bộ lọc spam đôi khi vẫn có thể đánh dấu email là spam và chặn nó (dù thực tế nó không phải là spam).
Kiểm tra giới hạn gửi email trong Outlook. Outlook thực sự có giới hạn gửi email cho người dùng của mình—nhưng mức giới hạn này rất cao, lên tới 5.000 người nhận mỗi ngày (với 500 người nhận tối đa mỗi email). Tuy nhiên, nếu tài khoản Outlook của bạn là tài khoản mới, sẽ có một giới hạn tạm thời về việc gửi email; giới hạn này sẽ được nâng lên mức tối đa khi tài khoản của bạn đạt được độ tin cậy trong hệ thống của Microsoft.
- Nếu bạn đã đạt giới hạn gửi email với tài khoản mới, đó có thể là lý do khiến email của bạn không gửi được (trong trường hợp này, bạn sẽ phải đợi đến ngày hôm sau để gửi lại).
Loại bỏ chữ ký khỏi email (nếu bạn có sử dụng chữ ký). Đôi khi, chữ ký có thể gây ra sự cố hoặc lỗi ngăn cản email được gửi đi đúng cách. Nếu bạn đang sử dụng chữ ký cho tài khoản của mình, hãy thử xóa nó khỏi email và gửi lại.
Yêu cầu người nhận thêm bạn vào danh sách người gửi an toàn của họ. “Người gửi an toàn” thực chất là các tài khoản email hoặc tên miền mà bạn có thể đánh dấu là “an toàn,” để Outlook không đánh dấu chúng là spam và chuyển vào thư mục junk. Để làm điều này:
- Vào Settings → Mail → Junk email và cuộn xuống mục Safe senders and domains.
- Nhấp vào + Add safe sender.
- Nhập địa chỉ email hoặc tên miền của họ, sau đó nhấp OK → Save.
Thêm người nhận vào danh bạ Outlook của bạn. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc gửi email cho ai đó mà chưa có trong Contacts của mình, hãy thử thêm họ vào và gửi lại email. Chỉ cần chọn People → New contact và điền tên cùng thông tin của họ vào các ô yêu cầu. Sau đó, nhấp Save để hoàn tất và thêm họ vào danh bạ!
