Buzz
Việc biết cách tạo file Excel cho phép chỉnh sửa chung sẽ giúp bạn và những người dùng khác thao tác thuận tiện hơn trên cùng một file. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các đội nhóm khi cần làm việc chung trên một tài liệu duy nhất. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chia sẻ file Excel để nhiều người có thể cùng chỉnh sửa.
Ưu điểm khi chia sẻ file Excel để chỉnh sửa chung
Khi bạn chia sẻ file Excel để cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa, bạn sẽ nhận được những lợi ích đáng kể như sau:
- Tăng cường khả năng hợp tác: Các thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng lúc trên file Excel, không còn cần phải gửi qua lại các phiên bản chỉnh sửa qua email.
- Giảm thời gian và tăng hiệu suất công việc: Việc sử dụng file Excel chung giúp mọi người đồng thời cập nhật thông tin mà không phải đợi nhau.
- Dễ dàng kiểm soát và bảo mật cao: Với OneDrive và Google Drive, người tạo file có thể kiểm soát ai có quyền chỉnh sửa file, bảo mật thông tin rất linh hoạt.
- Truy cập linh hoạt mọi lúc mọi nơi: Các thành viên có thể vào chỉnh sửa file Excel trên đám mây bất kỳ lúc nào, chỉ cần có kết nối internet, điều này đặc biệt hữu ích cho làm việc từ xa.
- Giảm thiểu lỗi: Các thay đổi sẽ được đồng bộ tự động, giúp giảm thiểu xung đột và lỗi trong quá trình chỉnh sửa.
- Dễ dàng quản lý công việc: Việc theo dõi tiến độ công việc qua file Excel dễ dàng hơn, giúp nhận diện các điểm cần chỉnh sửa và hỗ trợ các thành viên khác.
Hai phương pháp tạo file Excel cho phép mọi người cùng chỉnh sửa
Dưới đây là chi tiết về hai cách tạo file Excel để mọi người có thể cùng chỉnh sửa, bạn nên nắm rõ. Những chỉ dẫn này rất dễ áp dụng và nhớ, Mytour chắc chắn rằng ai cũng có thể làm được. Hãy làm theo hướng dẫn để cải thiện hiệu quả công việc của bạn và các thành viên trong nhóm.
Cách tạo và chia sẻ file Excel qua OneDrive
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách chia sẻ file Excel để chỉnh sửa chung qua OneDrive:
Bước 1: Truy cập onedrive.live.com > Đăng nhập vào tài khoản OneDrive của bạn > Nếu chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký theo hướng dẫn > Tiếp theo, bạn tải file Excel lên bằng cách kéo thả file vào, hoặc nhấp vào New & Upload và chọn file muốn chia sẻ.
Bước 2: Tìm file bạn đã tải lên trong mục My files của OneDrive > Nhấp chuột vào file > Chọn vào Share để chia sẻ.
Bước 3: Một cửa sổ mới sẽ hiện ra > Bạn nhập email của các thành viên mà bạn muốn họ có quyền truy cập và chỉnh sửa file > Nhấn chọn Send để gửi, email sẽ nhận thông báo về file Excel.
Bước 4: Tại phần cài đặt quyền truy cập, mục Can edit cho phép bạn thêm hoặc xóa người có quyền chỉnh sửa file. Mục Copy link giúp bạn sao chép link và gửi file cho người khác.
Laptop là thiết bị không thể thiếu để làm việc trên file Excel. Nếu bạn đang tìm mua laptop, hãy tham khảo các mẫu laptop tại Mytour. Dưới đây là một số gợi ý dành cho bạn:
Cách chuyển file Excel sang Google Sheets và chia sẻ trên Google Drive
Hướng dẫn cách chuyển file Excel sang Google Sheets và chia sẻ qua Google Drive như sau:
Bước 1: Truy cập drive.google.com > Đăng nhập vào tài khoản Google Drive của bạn > Nhấn vào mục Mới > Tiếp theo chọn Tải tệp lên > Chọn file Excel từ máy tính mà bạn muốn sử dụng.
Bước 2: Nhấn chuột vào file vừa tải lên > Sau đó chọn mục Chia sẻ.
Bước 3: Nhập email của những người bạn muốn chia sẻ file với > Đảm bảo chọn tùy chọn Người chỉnh sửa để họ có thể chỉnh sửa file > Cuối cùng nhấn Gửi để hoàn tất.
Lưu ý: Nếu bạn cần gửi liên kết cho ai đó, bạn có thể chọn Sao chép liên kết để gửi cho họ.
Những điều cần lưu ý khi làm việc chung trên file Excel
Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi tạo file Excel dùng chung:
- Cần khóa những ô thông tin quan trọng: Trong file Excel dùng chung, một số cột dữ liệu không nên thay đổi. Nếu người tạo file không khóa các cột này, dễ dàng dẫn đến việc thành viên khác vô tình chỉnh sửa, gây mất hoặc làm rối thông tin.
- Chia quyền chỉnh sửa hợp lý: Trong các tùy chọn chia sẻ, có các quyền như quyền xem, quyền nhận xét và quyền chỉnh sửa. Cần phân quyền hợp lý cho từng thành viên để đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả, mỗi người chỉ thực hiện công việc phù hợp với vai trò của mình.
- Tránh xung đột dữ liệu: Khi có nhiều người chỉnh sửa file cùng lúc, dễ gây ra xung đột dữ liệu, làm file bị lỗi. Người sở hữu file cần thiết lập quy trình làm việc rõ ràng, phân quyền chỉnh sửa cho những người cần thiết và tránh tình trạng quá nhiều người chỉnh sửa cùng một lúc.
Mytour đã hướng dẫn bạn cách tạo file Excel để mọi người cùng chỉnh sửa một cách nhanh chóng và chính xác. Việc chia sẻ file Excel để nhiều người cùng làm việc sẽ giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các tính năng khác trên Excel, hãy để Mytour biết nhé.
