Buzz
Việc tạo ô tìm kiếm trong Excel giúp bạn lọc thông tin nhanh chóng thay vì phải kiểm tra từng dòng dữ liệu thủ công. Đây là kỹ năng quan trọng khi xử lý các file dữ liệu lớn, giúp tối ưu thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Bài viết này sẽ chia sẻ 3 cách đơn giản để tạo và cài đặt công cụ tìm kiếm trong Excel một cách bài bản và hiệu quả.
Phương pháp tạo ô tìm kiếm trong Excel sử dụng chức năng Lọc
Để sử dụng hiệu quả tính năng Filter trong Excel, trước tiên bạn cần thiết lập ô tìm kiếm bằng cách liên kết dữ liệu với Textbox. Sau đó áp dụng các công thức lọc để hiển thị kết quả phù hợp với từ khóa nhập vào. Quy trình này chỉ gồm 2 bước đơn giản, dễ thực hiện và mang lại hiệu quả tức thì.
Cách tạo và cấu hình Text Box trong Excel
Hướng dẫn từng bước chi tiết để thiết lập công cụ tìm kiếm trong Excel sử dụng Text Box, giúp hiển thị dữ liệu một cách linh động và hiệu quả
Bước 1: Khởi động Excel và chọn tab 'Developer'. Trường hợp tab này chưa xuất hiện, bạn vào 'File' → 'Options' → 'Customize Ribbon' rồi đánh dấu vào ô 'Developer' để kích hoạt.
Bước 2: Để thực hiện việc chèn ô tìm kiếm vào bảng tính Excel, trong tab Developer bạn chọn 'Insert' rồi nhấp vào tùy chọn 'Text Box' (ActiveX Control).
Bước 3: Tiến hành vẽ Text Box lên bảng tính bằng cách kéo thả chuột, sau đó nhấp chuột phải vào đối tượng và chọn mục "Properties" để thiết lập thuộc tính.
Bước 4: Tại cửa sổ Properties, điền địa chỉ ô cần liên kết vào mục "LinkedCell" (ví dụ: "J2") để đồng bộ dữ liệu giữa Text Box và ô tính tương ứng.
Bước 5: Trở lại tab Developer và nhấn chọn "Design Mode" một lần nữa để kết thúc quá trình chỉnh sửa.
Sử dụng tính năng Lọc để hiển thị kết quả tìm kiếm chính xác
Hướng dẫn áp dụng hàm FILTER(array,include,if_empty) để lọc và tìm kiếm dữ liệu hiệu quả
Bước 1: Chọn vị trí trên bảng tính để hiển thị các kết quả sau khi lọc.
Bước 2: Copy dòng tiêu đề từ bảng dữ liệu chính và paste vào vị trí trống trên sheet - nơi sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm.
Bước 3: Nhập hàm FILTER(array,include,if_empty) vào ô bên dưới tiêu đề cột đầu tiên. Khi nhập từ khóa vào ô tìm kiếm, hệ thống sẽ tự động hiển thị các kết quả phù hợp ngay lập tức.
Phân tích chi tiết công thức minh họa:
- Tinh: Phạm vi dữ liệu cần được lọc
- SEARCH($I$3,Tinh[Tên tỉnh, thành phố])): Xác định vị trí xuất hiện của từ khóa (ô $IS3) trong cột Tinh
- ISNUMBER(...): Trả về giá trị TRUE/FALSE tương ứng với việc tìm thấy từ khóa
- "Không tìm thấy kết quả": Thông báo hiển thị khi không có dữ liệu phù hợp
Phương pháp thiết lập thanh tìm kiếm trong Excel linh hoạt, không yêu cầu VBA nhưng vẫn đạt hiệu suất cao ngay cả với bảng dữ liệu cỡ lớn.
Xây dựng công cụ tìm kiếm bằng Định dạng có điều kiện
Một giải pháp đơn giản để tạo ô tìm kiếm là kết hợp Text Box với Conditional Formatting. Phương pháp này không chỉ lọc dữ liệu mà còn làm nổi bật các kết quả phù hợp với từ khóa tìm kiếm. Cùng khám phá qua 2 bước cơ bản sau.
Thiết kế Text Box và cấu hình thuộc tính
Quy trình tạo ô tìm kiếm tương tự phần hướng dẫn trước, nhưng trong trường hợp này ô liên kết sẽ được đặt tại J3 để phục vụ mục đích tìm kiếm dữ liệu.
Bước 1: Khởi động Excel và truy cập tab "Developer". Nếu chưa thấy tab này, vào "File" → "Options" → "Customize Ribbon" và đánh dấu vào ô "Developer" để hiển thị.
Bước 2: Trong tab Developer, chọn mục "Insert" rồi click vào "Text Box" (ActiveX Control) để bắt đầu tạo ô tìm kiếm.
Bước 3: Kéo thả chuột để vẽ Text Box lên bảng tính, sau đó click chuột phải và chọn "Properties" để thiết lập.
Bước 4: Tại cửa sổ Properties, điền địa chỉ ô liên kết (ví dụ: "J3") vào mục "LinkedCell" để đồng bộ dữ liệu giữa Text Box và ô tính.
Bước 5: Trở lại tab Developer và tắt "Design Mode" để hoàn tất quá trình thiết kế.
Áp dụng Định dạng theo điều kiện
Để xây dựng ô tìm kiếm Excel, bạn có thể thực hiện theo trình tự đơn giản sau:
Bước 1: Bôi đen toàn bộ phạm vi dữ liệu cần tìm kiếm, vào tab Home → Conditional Formatting → New Rule để tạo quy tắc định dạng mới.
Bước 2: Tại hộp thoại New Formatting Rule, chọn mục "Use a formula to determine which cells to format" và nhập công thức: =$B3=$J$3 vào ô trống.
Trong đó: $B3 đại diện cho ô dữ liệu cần kiểm tra (ví dụ cột Khách hàng), $J$3 là ô liên kết với Text Box chứa từ khóa. Click "Format" để chọn màu đánh dấu kết quả phù hợp, sau đó nhấn "OK" để hoàn tất.
Bước 3: Tiến hành nhập từ khóa cần tìm vào ô tìm kiếm. Các dòng dữ liệu khớp với thông tin cột B sẽ tự động được đánh dấu theo định dạng đã thiết lập. Phương pháp này giúp tạo ô tìm kiếm trực quan mà không yêu cầu các hàm phức tạp hay sử dụng macro.
Phương pháp xây dựng ô tìm kiếm Excel kết hợp công thức toán học
Để nâng cao tính năng tìm kiếm, bạn có thể tích hợp các công thức toán học với Combo Box. Bắt đầu bằng việc xử lý dữ liệu trùng lặp, sau đó tiến hành chèn và cài đặt Combo Box theo các bước chi tiết sau đây.
Cách lọc và xóa bỏ thông tin trùng lặp
Để có danh sách tìm kiếm chính xác, cần loại bỏ các dữ liệu trùng lặp trước khi tạo ô tìm kiếm trong Excel. Thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Bôi đen toàn bộ dữ liệu cần lọc, copy và paste sang vị trí mới trong cùng file hoặc sheet khác để xử lý riêng biệt.
Bước 2: Chọn vùng dữ liệu đã dán, vào tab Data và chọn Remove Duplicates để Excel tự động lọc và giữ lại các giá trị duy nhất.
Bước 3: Khi hoàn thành, hộp thoại sẽ hiển thị số lượng bản ghi đã được loại bỏ, bạn chỉ cần nhấn "OK" để đồng ý.
Bước 4: Chọn toàn bộ danh sách đã lọc (không bao gồm tiêu đề), sau đó đặt tên cho vùng dữ liệu tại ô "Name Box" phía trên bên trái (cạnh thanh công thức).
Hướng dẫn chèn Combo Box và cấu hình tính năng tìm kiếm
Thực hiện theo các bước chi tiết sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị danh sách dữ liệu đã được lọc trùng (đặt tên ví dụ: "Customer"). Trở lại bảng tính chính, vào tab Developer → Insert → Combo Box (ActiveX Control) và vẽ hộp kết hợp tại vị trí cần thiết.
Bước 2: Click phải vào Combo Box → Properties. Tại LinkedCell nhập ô hiển thị kết quả (vd: M2). ListFillRange nhập tên vùng dữ liệu (vd: Customer). Đặt MatchEntry = 2-fmMatchEntryNone để tắt tự động điền. Tắt Design Mode để kết thúc.
Bước 3: Thiết lập bộ lọc với 3 cột phụ. Ô H5 nhập =ROWS($B$5:B5) để đánh STT. Ô I5 dùng =IF(ISNUMBER(SEARCH($M$2,B5)),H5,"") để xác định dòng khớp từ khóa.
Bước 4: Ô J5 nhập =IFERROR(SMALL($I$5:$I$281,H5),"") để sắp xếp thứ tự kết quả. Copy công thức xuống các ô bên dưới. Copy dòng tiêu đề từ bảng chính sang vùng mới.
Bước 5: Ô đầu tiên dưới tiêu đề nhập =IFERROR(INDEX($A$5:$G$281,$J5,COLUMNS($L$4:L4)),""). Fill công thức sang phải và xuống dưới để hiển thị toàn bộ kết quả.
Phương pháp xây dựng thanh tìm kiếm Excel chuyên sâu này giúp lọc dữ liệu mềm dẻo và hiệu quả.
Bài viết đã trình bày 3 phương pháp tạo ô tìm kiếm trong Excel từ cơ bản đến nâng cao, hỗ trợ tối ưu công việc xử lý dữ liệu. Áp dụng ngay để trải nghiệm hiệu quả và làm chủ kỹ thuật này. Đừng quên theo dõi Mytour để cập nhật những thủ thuật Excel hữu ích giúp nâng cao năng suất làm việc.
