Buzz
Công việc tạo task trên Lark có vẻ đơn giản, nhưng lại là bước mở đầu cho một hệ thống quản lý công việc chặt chẽ. Đặc biệt, các tính năng như quản lý Task từ Docs hay tạo nhiệm vụ ngay từ tin nhắn giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường sự kết nối giữa các thành viên. Mytour sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, dễ áp dụng dù bạn là người mới sử dụng nền tảng này.
Tổng quan về Lark Task
Lark Task là công cụ quản lý nhiệm vụ tích hợp trực tiếp vào Lark. So với các công cụ truyền thống, Lark Task mang đến phương pháp quản lý linh hoạt và dễ dàng, giúp tổ chức và theo dõi công việc một cách hiệu quả hơn.
Lark Task đặc biệt lý tưởng cho các đội nhóm muốn cải thiện quy trình làm việc mà không gặp phải sự lộn xộn do sử dụng quá nhiều công cụ khác nhau. Ví dụ, một đội marketing có thể dùng Lark Task để theo dõi công việc và tiến độ qua bảng Kanban; Các lập trình viên có thể kết nối Lark Task với GitHub để đồng bộ hóa các nhiệm vụ lập trình của mình.
Hướng dẫn tạo nhiệm vụ trên Lark
Trong một thế giới công việc luôn bận rộn, việc "quản lý nhiệm vụ" một cách hiệu quả không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ mạnh mẽ để theo dõi và phân chia công việc rõ ràng, Lark là lựa chọn tuyệt vời.
Về Lark Task
Việc tạo nhiệm vụ trên Lark giúp bạn tổ chức công việc một cách trực quan và dễ dàng hơn.
Bước 1: Truy cập qua trình duyệt web hoặc ứng dụng di động. Tìm đến mục Tasks (Nhiệm vụ) trong thanh điều hướng. Nhấn vào biểu tượng + New Task (Thêm nhiệm vụ mới), ngay lập tức một khung nhập liệu sẽ xuất hiện để bạn có thể tạo công việc cho mình.
Bước 2: Cung cấp một tiêu đề ngắn gọn cho nhiệm vụ. Sau đó, mô tả chi tiết công việc, có thể bao gồm mục tiêu, các bước thực hiện hoặc lưu ý quan trọng. Đừng quên đặt hạn cuối và phân công công việc cho đồng đội bằng cách thêm tên hoặc email của họ.
Bước 3: Khi mọi thứ đã chuẩn bị xong, nhấn Create để đưa nhiệm vụ vào danh sách công việc. Nó sẽ hiển thị trong danh sách công việc cá nhân hoặc nhóm, hoặc có thể xuất hiện dưới dạng một ô trên bảng Kanban đầy màu sắc.
Ngoài việc tạo nhiệm vụ từ tin nhắn Lark, Docs,... bạn còn có thể tận dụng nhiều tính năng khác để quản lý nhóm hiệu quả hơn. Với các dòng laptop tiêu chuẩn dưới đây, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc mọi lúc, mọi nơi. Hãy tham khảo ngay!
Từ Lark Messenger
Để tạo nhiệm vụ từ tin nhắn Lark, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Mở Lark Messenger, nhấn vào biểu tượng cộng ở ô nhập tin nhắn. Sau đó, chọn mục Task.
Bước 2: Đặt tiêu đề ngắn gọn cho nhiệm vụ, thêm mô tả để giải thích rõ ràng công việc và chọn ngày hết hạn. Cuối cùng, đánh dấu vào ô Send task to the chat để gửi nhiệm vụ cho người nhận ngay lập tức.
Bước 3: Nhấn Create để thêm nhiệm vụ vào hệ thống và bắt đầu theo dõi tiến độ.
Từ Lark Docs
Tạo nhiệm vụ từ Docs trong Lark giúp đội nhóm phân công và theo dõi công việc một cách hiệu quả hơn. Hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Trong tài liệu đang chỉnh sửa, tìm thanh công cụ bên trái và chọn biểu tượng To-do List (Danh sách công việc) để tạo một nhiệm vụ mới.
Bước 2: Nhấn vào dấu cộng và chọn mục Task List để tạo danh sách nhiệm vụ.
Bước 3: Thêm tên nhiệm vụ, sau đó nhập ngày bắt đầu, ngày kết thúc và mô tả chi tiết công việc.
Những tính năng nổi bật của Lark Task
Giữa vô vàn công cụ hỗ trợ công việc, Lark Task nổi bật như một giải pháp thông minh và gọn gàng để quản lý nhiệm vụ. Khám phá và tận dụng các tính năng độc đáo để điều hành công việc một cách tinh tế và có hệ thống.
Chỉnh sửa nhiệm vụ
Lark Task là công cụ quản lý công việc sáng tạo, đặc biệt với khả năng chỉnh sửa nhiệm vụ, mang lại sự linh hoạt để thay đổi công việc theo tiến độ của nhóm.
- Tùy chỉnh chi tiết dễ dàng: Sau khi đã biết cách tạo nhiệm vụ trên Lark, bạn có thể chỉnh sửa tiêu đề, mô tả, hoặc thời gian hoàn thành chỉ với vài thao tác đơn giản.
- Thay đổi người phân công: Bạn có thể chuyển nhiệm vụ cho người khác hoặc thêm người theo dõi mà không làm gián đoạn quá trình làm việc.
- Hoàn thiện nhiệm vụ: Tính năng chỉnh sửa cho phép bạn thêm checklist, nhãn ưu tiên, hay đính kèm tài liệu từ Lark Docs để công việc trở nên chi tiết và dễ theo dõi hơn.
- Cập nhật tiến độ ngay lập tức: Bạn có thể đánh dấu nhiệm vụ là “Đang tiến hành” hoặc “Hoàn thành” trực tiếp trong giao diện, hoặc thêm ghi chú để theo dõi tình trạng công việc.
Dù là người đã quen thuộc với việc tạo task trên Lark hay mới bắt đầu, tính năng này giúp bạn linh hoạt điều chỉnh mọi lúc. Đặc biệt là khi có sự thay đổi đột ngột, từ việc thay đổi thời gian cho đến tái cấu trúc nhiệm vụ mà không làm gián đoạn tiến trình công việc.
Thêm nhiệm vụ con (Sub-task)
Lark Task nổi bật như một ngọn hải đăng trong việc quản lý công việc, đặc biệt là với tính năng thêm nhiệm vụ con (sub-task). Chỉ cần nhấn vào biểu tượng thêm task con, sau đó điền thông tin như tên nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm và thời gian hoàn thành.
Tận dụng sub-task sẽ giúp công việc trở nên rõ ràng hơn. Đây là cách tuyệt vời để tăng cường sự phối hợp trong nhóm và luôn giữ mọi thứ trong tầm kiểm soát.
Tạo nhiệm vụ định kỳ (lặp lại theo chu kỳ xác định)
Tính năng tạo nhiệm vụ định kỳ (lặp lại theo chu kỳ cụ thể) là một điểm nhấn quan trọng giúp tự động hóa các công việc tái diễn. Chỉ cần nhấn vào biểu tượng lặp lại Recur khi chọn ngày và thiết lập chu kỳ lặp cho nhiệm vụ như sau:
- Hàng ngày: Dành cho các nhiệm vụ như “Kiểm tra email nhóm”.
- Hàng tuần: Ví dụ, lặp lại vào mỗi thứ Hai với “Cuộc họp nhóm”.
- Hàng tháng: Lý tưởng cho nhiệm vụ như “Nộp báo cáo tài chính”.
- Tùy chỉnh: Chọn các ngày cụ thể, ví dụ mỗi ngày 1 và 15 hàng tháng.
Cài đặt chu kỳ định kỳ cho nhiệm vụ
Sau khi thiết lập chu kỳ, nhấn Save hoặc Create để kích hoạt nhiệm vụ. Lark Task sẽ tự động tạo ra các phiên bản nhiệm vụ mới dựa trên chu kỳ đã chọn.
Cài đặt nhắc nhở cho nhiệm vụ
Trong khung chỉnh sửa hoặc tạo nhiệm vụ, sau khi điền tiêu đề (ví dụ: “Hoàn thiện báo cáo dự án”) và thời hạn, tìm tùy chọn nhắc nhở, thường nằm gần phần cài đặt thời gian. Chọn thời gian nhắc nhở như sau:
- Trước thời hạn: Cài đặt nhắc nhở trước 30 phút, 1 giờ hoặc 1 ngày, tùy theo tính chất công việc.
- Tùy chỉnh: Đặt thời gian chính xác, ví dụ như “9:00 sáng thứ Ba” cho nhiệm vụ họp nhóm.
Tiếp theo, chỉ định kênh nhận thông báo qua Lark Messenger, email, hoặc cả hai, để đảm bảo người được giao nhiệm vụ nhận được thông báo đúng thời điểm. Có thể thêm nhắc nhở cho người theo dõi để đồng bộ cả nhóm.
Theo dõi tiến độ của một nhiệm vụ
Sau khi áp dụng cách tạo nhiệm vụ trên Lark, bạn có thể theo dõi tiến độ của nhiệm vụ trong mục Tasks hoặc bảng Kanban. Mỗi nhiệm vụ sẽ hiển thị trạng thái rõ ràng khi được đánh dấu là Hoàn thành.
Ngoài ra, bạn có thể theo dõi qua các giao diện như danh sách (List View), bảng Kanban, hoặc lịch (Calendar View). Ví dụ, bảng Kanban thể hiện nhiệm vụ dưới dạng thẻ có thể di chuyển từ cột “Đang làm” sang “Hoàn thành”, giúp bạn dễ dàng hình dung quy trình làm việc.
Sắp xếp nhiệm vụ theo nhóm
Sau khi tạo nhiệm vụ trên Lark, bạn có thể phân loại các nhiệm vụ vào các nhóm dựa trên dự án, phòng ban, hoặc mục tiêu. Ngoài ra, bạn có thể nhóm nhiệm vụ và tích hợp vào nhóm chat, tài liệu Docs. Việc kéo thả nhiệm vụ giữa các nhóm giúp tái cấu trúc nhanh chóng, giữ cho mọi thứ luôn gọn gàng và phù hợp với ưu tiên.
Tìm nhiệm vụ thông qua bộ lọc
Sau khi nắm vững cách tạo nhiệm vụ trên Lark, bạn có thể sử dụng bộ lọc trong mục Tasks để tổ chức và tìm kiếm. Chọn Filter và thêm các tiêu chí như người đảm nhiệm, thời gian hoàn thành, hoặc trạng thái để lọc các nhiệm vụ.
Kết quả sau khi lọc sẽ được hiển thị rõ ràng trong giao diện Tasks, bảng Kanban, hoặc lịch, đồng bộ hóa với việc tạo nhiệm vụ từ Docs trong Lark. Điều này giúp bạn dễ dàng truy cập vào nhiệm vụ ngay khi làm việc trên tài liệu liên quan.
Chi phí sử dụng tính năng nâng cao của Lark Task
Các tính năng nâng cao của Lark Task bao gồm tự động hóa quy trình làm việc (workflow automation) và bảo mật cao cấp. Người dùng có thể nâng cấp tài khoản với mức phí từ 12 USD/người dùng/tháng hoặc chọn các gói tùy chỉnh phù hợp nhu cầu doanh nghiệp.
Lưu ý, mức phí này có thể thay đổi tùy theo chính sách của nhà cung cấp. Do đó, bạn nên truy cập cổng thông tin chính thức của Lark để cập nhật chi tiết mới nhất.
Cách tạo task trên Lark là bước nền tảng để vận hành công việc hiệu quả. Khi thành thạo, việc quản lý Task từ Docs hay tạo task ngay trong tin nhắn sẽ trở nên linh hoạt và trơn tru hơn rất nhiều. Hãy theo dõi các bài viết tiếp theo trên Mytour để khám phá thêm nhiều bí quyết văn phòng hữu ích.
