Hướng dẫn chọn vùng in trong Excel chuẩn xác và dễ hiểu cho mọi đối tượng

Với những ai mới bắt đầu, việc chọn vùng in trong Excel có thể là một thao tác khá phức tạp. Tuy nhiên, khi bạn thành thạo kỹ năng chọn vùng in, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí in ấn tài liệu. Cùng Mytour khám phá cách chọn vùng in trong Excel một cách chi tiết, chính xác và đơn giản qua bài viết sau đây.

I. Tại sao cần chọn vùng in trong Excel?

Để có một bản in đẹp, tiết kiệm giấy và đúng nội dung cần thiết, việc chọn vùng in trong Microsoft Excel là thao tác cực kỳ quan trọng. Dưới đây là những lý do bạn nên tìm hiểu cách chọn vùng in trong Excel:

• Bạn chỉ muốn in một phần nhỏ trong tập dữ liệu dài
• Bạn cần tập trung in một vùng cụ thể trong toàn bộ bảng tính
• Bạn muốn tổng hợp in nhiều vùng dữ liệu từ các vị trí khác nhau

Lưu ý: Việc chọn vùng in trong Excel được minh họa trên hệ điều hành Windows với Excel 2016. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể áp dụng tương tự cho các phiên bản Excel khác.

II. Hướng dẫn thiết lập vùng in trong Excel

Việc chọn vùng in trong Excel khá dễ dàng, bạn có thể theo dõi phần hướng dẫn chọn nhanh hoặc xem chi tiết các bước thực hiện dưới đây:

1. Cách chọn vùng in nhanh chóng

Chỉ cần kéo chọn các ô mong muốn in rồi bôi đen -> vào Page Layout -> chọn Page Setup -> tiếp tục chọn Print Area -> nhấn Set Print Area để hoàn tất thiết lập. Sau đó, bạn có thể kiểm tra lại bố cục in bằng Print Preview. Tham khảo thêm qua video hướng dẫn dưới đây:

2. Hướng dẫn thiết lập vùng in chi tiết

Bên cạnh cách chọn vùng in nhanh trong Excel, bạn cũng có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết từng bước như sau:

• Bước 1: Tùy chỉnh kích thước bảng, căn lề và sắp xếp bố cục trang, sau đó kéo chọn các ô cần in -> chọn Page Layout
• Bước 2: Thiết lập vùng in đã chọn bằng cách vào Page Setup -> chọn Print Area -> nhấn Set Print Area

• Bước 3: Sau khi hoàn tất các thao tác, bạn sẽ thấy kết quả thiết lập vùng in trong Excel. Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng phương pháp này để chọn nhiều vùng in cùng lúc.

III. Cách xóa vùng in trong Excel

Sau khi đã thiết lập vùng in trong Excel, bạn có thể dễ dàng xóa bỏ bằng cách làm theo hướng dẫn dưới đây:

1. Xóa nhanh vùng in

Để xóa vùng in một cách nhanh chóng, hãy nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong bảng Excel mà bạn muốn hủy in. Tiếp theo vào Page Layout -> chọn Print Area -> nhấn Clear Print Area để loại bỏ vùng in đã cài đặt.

2. Hướng dẫn chi tiết cách xóa vùng in

Bạn có thể tham khảo các bước chi tiết để xóa vùng in trong Excel dưới đây:

• Bước 1: Chọn vị trí bất kỳ trong bảng Excel nơi bạn muốn hủy vùng in -> nhấn chọn Page Layout.

• Bước 2: Để xóa vùng in đã chọn, vào Print Area -> chọn Clear Print Area.

• Bước 3: Kiểm tra lại các vùng in đã bị xóa qua Print Preview. Các dữ liệu trong trang tính sẽ được hiển thị đầy đủ mà không bị giới hạn bởi vùng in đã thiết lập trước đó.

IV. Cách mở rộng hoặc thay đổi vùng in trong Excel

Nếu bạn muốn thay đổi hoặc mở rộng vùng in đã chọn, hãy tham khảo các bước hướng dẫn dưới đây:

1. Cách thêm vùng in

Để thêm một vùng in mới, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Trong bảng Excel, chọn các ô mà bạn muốn thêm vào vùng in -> sau đó chọn Page Layout

• Bước 2: Để bổ sung vào các vùng in đã chọn trước, bạn vào Print Area -> chọn Add to Print Area.

• Bước 3: Kiểm tra lại kết quả trên Print Preview trước khi áp dụng cho vùng in mới. Dữ liệu này sẽ không được kết hợp với trang đầu mà sẽ xuất hiện ở trang thứ hai.

2. Điều chỉnh lại vùng in đã chọn

Để điều chỉnh vùng in đã chọn, bạn làm theo các bước: Page Layout -> chọn Breaks -> chọn Page Break Preview để tổ chức lại trang in cho hợp lý.

V. Cách giữ tiêu đề khi in trong Excel

Tính năng lặp lại tiêu đề giúp bạn giữ nguyên các tiêu đề của hàng, cột trong Excel khi in ấn. Dưới đây là những bước cụ thể để thực hiện điều này:

1. Vì sao cần giữ tiêu đề khi in?

Việc giữ tiêu đề trong quá trình in giúp bạn không phải lặp lại khi cuộn trang hay khi chuyển sang trang tính khác. Dưới đây là những lý do vì sao bạn nên giữ tiêu đề khi in:

• Giúp người dùng dễ dàng theo dõi và hiểu dữ liệu khi phải in nhiều trang của một bảng tính
• Tạo ra sự chuyên nghiệp và tính tổ chức cho các báo cáo
• Tiêu đề lặp lại mỗi trang giúp người dùng nhận diện nhanh chóng nội dung từng cột khi tham chiếu thông tin trên nhiều trang
• Tiêu đề ở mỗi trang giúp việc sắp xếp tài liệu sau khi in trở nên thuận tiện hơn

2. Hướng dẫn thiết lập tiêu đề cố định

Để đảm bảo tiêu đề cố định trong quá trình làm việc với Excel, bạn cần làm theo các bước hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Mở file Excel cần chỉnh sửa -> chọn Page Layout -> chọn Print Titles

• Bước 2: Để chọn các hàng hoặc phần bạn muốn in lại tiêu đề, trong phần Page Setup -> chọn Sheet -> chọn Print Titles

• Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất thao tác, sau đó kiểm tra lại bằng cách vào Print Preview

3. Hướng dẫn xóa thiết lập tiêu đề không cần thiết

Nếu bạn muốn hủy bỏ thiết lập tiêu đề cố định sau khi đã áp dụng, bạn có thể thực hiện việc xóa thiết lập như sau:

• Bước 1: Mở file Excel cần sửa -> chọn Page Layout -> chọn Print Titles

• Bước 2: Trong mục Page Setup -> chọn Sheet -> chọn Print Titles và xóa dòng tiêu đề trong Rows to repeat at top -> nhấn Ok để hoàn thành.