Hướng dẫn sử dụng hàm GROUPBY trong Excel một cách đơn giản và dễ hiểu

Cách áp dụng hàm GROUPBY trong Excel là một kỹ năng quan trọng khi làm việc với dữ liệu lớn, giúp nhóm và tổng hợp thông tin hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hoàn toàn hiểu rõ cách sử dụng hàm này. Cùng tìm hiểu cách dùng hàm GROUPBY để nâng cao hiệu quả công việc trong bài viết dưới đây.

Hàm GROUPBY trong Excel là gì?

Hàm GROUPBY trong Excel cho phép người dùng nhóm dữ liệu dựa trên các tiêu chí nhất định và thực hiện các phép toán tổng hợp như tính tổng, trung bình, đếm,... Đây là công cụ cực kỳ hữu ích khi làm việc với các bảng dữ liệu lớn, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.

Hàm GROUPBY có sẵn trong Power Query của Excel và được hỗ trợ trên các phiên bản Excel động như Excel 365. Do đó, khi đề cập đến hàm GROUPBY trong Excel, câu trả lời chính là Excel 365 hoặc các phiên bản tích hợp Power Query. Với khả năng xử lý dữ liệu mạnh mẽ và linh hoạt, hàm GROUPBY đang ngày càng trở nên phổ biến trong phân tích dữ liệu.

Để sử dụng hàm GROUPBY, bạn cần sở hữu phiên bản Microsoft Excel mới nhất. Việc cập nhật phần mềm không chỉ giúp bạn truy cập các hàm mới, mà còn tối ưu hiệu suất công việc và tăng cường bảo mật. Nếu bạn đang tìm mua Microsoft với giá ưu đãi, tham khảo danh sách từ Mytour dưới đây:

Cú pháp của hàm GROUPBY

Cú pháp cơ bản của hàm GROUPBY trong Excel như sau:

Các thành phần trong cú pháp bao gồm:

• row_fields: Phạm vi các giá trị bạn muốn nhóm lại
• values: Các giá trị cần thực hiện phép toán tổng hợp
• function: Hàm dùng để tóm tắt các dữ liệu đã nhóm, ví dụ như SUM, AVERAGE, COUNT, MIN, MAX,...
• field_headers: Dùng để xác định liệu dữ liệu của bạn có tiêu đề hay không, và có muốn hiển thị chúng trong kết quả. Nếu không khai báo, tiêu đề sẽ không hiển thị. Các tùy chọn: 0 (Không có tiêu đề), 1 (Có tiêu đề nhưng không hiển thị), 2 (Không có tiêu đề nhưng tạo ra tiêu đề), và 3 (Có tiêu đề và hiển thị).
• total_depth: Quy định việc hiển thị tổng số và tổng phụ. Để hiển thị tổng phụ, row_fields cần ít nhất 2 cột. Các giá trị có thể là: 0 (Không có tổng), 1 (Tổng lớn ở dưới, mặc định), 2 (Tổng lớn và tổng phụ ở dưới), -1 (Tổng lớn ở trên), và -2 (Tổng lớn và tổng phụ ở trên).
• sort_order: Quy định cách sắp xếp kết quả theo chỉ mục cột. Số dương và âm sẽ sắp xếp giá trị theo thứ tự tăng dần và giảm dần. Nếu muốn sắp xếp theo nhiều row_fields, có thể cung cấp mảng các số.
• filter_array: Dùng để lọc các hàng dữ liệu dựa trên một biểu thức logic, tạo ra mảng 1D các giá trị Boolean tương ứng với chiều dài của mảng row_fields.

Cách để truy cập hàm GROUPBY trong Excel

Hiện tại, hàm GROUPBY chủ yếu được sử dụng trong Power Query hoặc Power BI. Để truy cập hàm GROUPBY trong Excel, bạn cần vào tab Data, chọn tính năng Get & Transform Data, rồi chọn From Table/Range để mở Power Query Editor. Tại đây, bạn có thể sử dụng lệnh Group By để nhóm dữ liệu theo yêu cầu.

Trên Excel 365, nếu đã cập nhật các hàm mảng động, bạn có thể sử dụng công thức GROUPBY trực tiếp trong ô với lambda và các hàm liên quan. Tuy nhiên, tính năng này chưa được hỗ trợ trên tất cả các thiết bị, vì vậy phiên bản bạn sử dụng có thể không có sẵn.

Ưu và nhược điểm của hàm GROUPBY

Trước khi áp dụng hàm GROUPBY trong Excel vào công việc, việc hiểu rõ các lợi ích và hạn chế của hàm sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn. Ngoài ra, nắm được hàm GROUPBY có sẵn trong Excel sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc chọn công cụ phù hợp.

Ưu điểm của hàm GROUPBY trong Excel

Hàm GROUPBY trong Excel không chỉ giúp nhóm dữ liệu một cách hiệu quả mà còn mang lại những lợi ích vượt trội khi xử lý các bảng tính phức tạp, như:

• Hỗ trợ xử lý thông tin nhanh chóng và giảm thiểu thời gian so với việc làm thủ công trên hàng nghìn dòng dữ liệu.
• Khả năng kết hợp linh hoạt với các hàm như LAMBDA, REDUCE và các hàm tổng hợp khác để tạo báo cáo tùy chỉnh.
• Hàm tự động làm mới khi nguồn dữ liệu thay đổi, rất hữu ích cho báo cáo định kỳ.
• Trong Power Query, hàm GROUPBY sẽ tự động tái áp dụng quy trình nhóm khi làm mới dữ liệu.
• Hỗ trợ hiệu quả khi làm việc với dữ liệu từ các nguồn ngoài, như bảng tính Excel khác.

Nhược điểm của hàm GROUPBY trong Excel

Mặc dù hàm GROUPBY mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại một số nhược điểm, bao gồm:

• Hàm GROUPBY không có sẵn trên tất cả các phiên bản Excel; các phiên bản cũ như Excel 2016 trở về trước không hỗ trợ trực tiếp.
• Người dùng cần nắm vững cấu trúc dữ liệu và các công thức phức tạp để áp dụng hàm hiệu quả.
• Dễ gặp lỗi nếu không hiểu rõ cú pháp của các hàm liên quan, chẳng hạn như LAMBDA.
• Giao diện Power Query có thể khiến người mới gặp khó khăn, dễ dẫn đến thao tác sai hoặc không tối ưu hóa kết quả như mong muốn.

Hướng dẫn sử dụng hàm GROUPBY qua ví dụ thực tế

Để hiểu rõ cách sử dụng hàm GROUPBY trong Excel, việc tham khảo các ví dụ thực tế dưới đây sẽ giúp bạn nắm bắt quy trình và thao tác dễ dàng hơn. Nếu bạn chưa chắc chắn hàm GROUPBY có sẵn trong phiên bản Excel nào, hãy kiểm tra lại phiên bản Excel đang sử dụng để xác định tính năng này có được hỗ trợ không:

Thực hiện tính tổng doanh thu theo từng năm

Một ví dụ đơn giản để hiểu cách sử dụng hàm GROUPBY trong Excel là nhóm dữ liệu theo năm và tính tổng doanh thu tương ứng. Bạn chỉ cần chọn cột "năm" làm nhóm và áp dụng hàm SUM cho cột "Sales". Kết quả sẽ là tổng doanh thu theo từng năm, giúp bạn theo dõi sự thay đổi doanh thu một cách trực quan và nhanh chóng.

Áp dụng nhiều hàm cùng lúc trên cùng một dữ liệu

Trong một số trường hợp, bạn cần phân tích cùng một bộ dữ liệu nhưng theo nhiều cách tổng hợp khác nhau. Để thực hiện điều này, bạn có thể đặt các kết quả tổng hợp cạnh nhau theo hàng hoặc cột bằng cách sử dụng các hàm HSTACK hoặc VSTACK.

Phương pháp này giúp bạn dễ dàng so sánh các kết quả như giá trị trung bình, tổng hoặc giá trị lớn nhất trong một bảng duy nhất. Bạn cũng có thể kết hợp với row_sort_order để sắp xếp các giá trị theo thứ tự giảm dần, từ đó xác định được năm có tỷ trọng doanh thu cao nhất.

Không tìm thấy hàm GROUPBY trong Excel?

Nếu bạn không thể tìm thấy hàm GROUPBY trong Excel, có thể là do phiên bản Excel bạn đang sử dụng không hỗ trợ tính năng này. Như đã nói trước, hàm GROUPBY chỉ có mặt trong Excel 365 hoặc trong Power Query của các phiên bản Excel mới. Những người dùng Excel 2016, 2013 hoặc các phiên bản cũ hơn sẽ không thể trực tiếp sử dụng hàm này trong giao diện chính.

Để khắc phục tình trạng này, bạn có thể sử dụng Power Query làm công cụ thay thế để thực hiện nhóm dữ liệu. Chỉ cần vào tab Data, chọn "From Table/Range" để mở Power Query Editor. Tại đây, bạn có thể áp dụng lệnh Group By và thực hiện các phép tổng hợp mong muốn. Đây là một giải pháp thay thế hiệu quả nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel không hỗ trợ trực tiếp hàm GROUPBY.

Khi bạn đã nắm vững cú pháp và biết cách áp dụng hàm GROUPBY trong các tình huống thực tế, việc sử dụng nó trong Excel sẽ trở nên dễ dàng hơn. Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn hàm GROUPBY có trong Excel nào, hãy kiểm tra xem phiên bản của bạn có hỗ trợ Power Query hoặc Excel 365 không. Cuối cùng, đừng quên theo dõi thêm các bài viết từ Mytour để khám phá thêm nhiều mẹo văn phòng hữu ích.