Buzz
Email có thể chất đống nhanh chóng, và trước khi bạn nhận ra, bạn có hàng nghìn email làm lộn xộn hộp thư của mình. Giữa trường học, công việc và những đăng ký ngẫu nhiên mà bạn thậm chí không nhớ đã đăng ký, thật dễ dàng để mất kiểm soát. Đừng lo lắng, những bước đơn giản sau đây sẽ giúp bạn dọn dẹp, duy trì sự ngăn nắp và thực sự kiểm soát được hộp thư của mình!
Các bước thực hiện
Dành ra một khoảng thời gian.
Dọn dẹp hộp thư đến có thể là một công việc tẻ nhạt và khó chịu, vì vậy việc dành thời gian để hoàn thành nó sẽ giúp bạn tập trung và khiến nhiệm vụ này bớt áp lực hơn.
- Bạn có thể dọn dẹp được khá nhiều chỉ trong 10 hoặc 15 phút!
Xóa các email spam/rác.
Hãy truy cập thư mục spam/rác và bắt đầu xóa! Nếu bạn chắc chắn rằng không có gì quan trọng trong thư mục này, bạn có thể xóa toàn bộ cùng lúc. Tùy chọn này sẽ khác nhau tùy nhà cung cấp email, nhưng thường được gọi là "Xóa Thư Mục Rác" hoặc tương tự.
- Sử dụng tính năng "Chọn" để xóa hàng loạt email nếu bạn cần lướt nhanh qua thư mục để kiểm tra xem có gì quan trọng có thể bị bỏ sót.
Hủy đăng ký khỏi các danh sách gửi thư không cần thiết
Tìm kiếm các bản tin, khuyến mãi hoặc bất kỳ email định kỳ nào mà bạn hiếm khi mở. Hầu hết các email này đều có nút 'Hủy đăng ký' ở cuối, bạn có thể sử dụng để ngừng nhận thêm email trong tương lai.
- Một số nhà cung cấp email có thể tích hợp sẵn tính năng 'Hủy đăng ký' trên trang web của họ, vì vậy bạn thậm chí không cần mở email để hủy đăng ký!
- Đôi khi, bạn vẫn có thể nhận được email sau khi đã hủy đăng ký. Nếu điều này xảy ra, bạn có thể chặn địa chỉ email đó để ngăn chặn các email trong tương lai.
Đánh dấu các email quan trọng.
Hãy đảm bảo rằng bạn đánh dấu các email quan trọng bằng cờ, sao hoặc nhãn phù hợp để ưu tiên chúng. Việc này sẽ giúp bạn quản lý sự lộn xộn trong hộp thư và theo dõi các thông điệp quan trọng dễ dàng hơn.
Sử dụng bộ lọc và thư mục.
Bạn có thể thiết lập bộ lọc để phân loại email đến vào các thư mục cụ thể. Tận dụng tính năng này vì nó sẽ giúp bạn tránh được sự bừa bộn trong tương lai.
- Nhiều dịch vụ email thực hiện điều này tự động, ví dụ như các danh mục 'Chính', 'Mạng xã hội', 'Khuyến mãi' của Gmail. Tìm hiểu cách Quản lý Nhãn trong Gmail.
Lưu trữ các email cũ.
Các email cũ mà bạn cần lưu lại để tham khảo có thể được lưu trữ để giữ chúng mà không làm lộn xộn hộp thư. Chúng sẽ được chuyển vào thư mục 'Lưu trữ' để tránh bị xóa nhầm.
- Các hóa đơn, biên lai, đăng ký và các email quan trọng khác nên được lưu trữ để tham khảo sau này.
Trả lời các email đơn giản.
Các email đơn giản chỉ cần phản hồi nhanh trong vòng chưa đầy một phút có thể được xử lý ngay, giúp tiết kiệm thời gian sau này.
Thiết lập các thư mục hành động.
Tạo các thư mục như 'Danh sách việc cần làm', 'Theo dõi sau' hoặc 'Đang chờ phản hồi' là cách hoàn hảo để tổ chức và quản lý các email cần hành động tiếp theo.
- Hãy sắp xếp và phân loại email của bạn vào các thư mục này sau khi tạo chúng.
Chuyển đổi nhiệm vụ.
Chuyển tiếp các email mà bạn biết có thể được xử lý bởi người khác. Hãy loại bỏ chúng khỏi hộp thư của bạn!
Tạo mẫu trả lời tiêu chuẩn cho các phản hồi thông thường.
-
Nếu bạn biết mình thường xuyên sử dụng một phản hồi cố định cho nhiều email, hãy thử tạo một mẫu để tiết kiệm thời gian. Cách thực hiện sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp email của bạn, nhưng thường được tìm thấy trong menu Cài đặt.
- Thiết lập chữ ký mặc định trong lúc này để tiết kiệm thời gian gõ tên và thông tin liên hệ ở cuối mỗi email bạn gửi.
Loại bỏ hoặc lưu trữ các tệp đính kèm.
Kiểm tra và lưu lại các tệp đính kèm cần thiết, sau đó xóa email. Nếu bạn cần chúng để tham khảo trong tương lai, chúng có thể được lưu trữ trên đám mây hoặc lưu trữ.
Thiết lập thói quen kiểm tra email hàng ngày hoặc hàng tuần.
Đừng để công sức của bạn trở nên vô ích! Hãy đảm bảo rằng bạn kiểm tra hộp thư thường xuyên để ngăn chặn việc email tích tụ. Hãy thử thực hiện nhanh các bước trong bài viết này mỗi tuần. Bằng cách đó, hộp thư của bạn sẽ luôn gọn gàng và không bị lộn xộn.
-
Lên lịch gửi email bằng cách sử dụng tính năng 'Gửi sau' trong hộp thư của bạn.
-
Sử dụng một email riêng để đăng ký những thứ mà bạn biết sẽ tạo ra nhiều thư rác. Điều này giúp hộp thư chính của bạn gọn gàng hơn bằng cách giảm số lượng email nhận được.
