Buzz
Việc nắm vững kỹ thuật phục hồi dữ liệu Excel là cực kỳ quan trọng khi gặp sự cố trong quá trình xử lý bảng tính. Nhiều người dùng đã rơi vào tình trạng hoảng hốt khi phát hiện file Excel đột ngột trống rỗng sau khi tắt máy hoặc chuyển thiết bị. Không có giải pháp xử lý kịp thời, toàn bộ công sức làm việc của bạn có thể biến mất vĩnh viễn.
Các lý do dẫn đến tình trạng mất dữ liệu trong Excel
Sự cố mất dữ liệu trong file Excel luôn gây ra nỗi lo lắng khó tả cho người dùng, nhất là khi những thông tin quan trọng đột nhiên biến mất không dấu vết. Để chọn được cách khôi phục hiệu quả, trước tiên cần xác định chính xác nguồn gốc vấn đề khiến dữ liệu trong bảng tính bị thất lạc.
Quên lưu file trước khi đóng
Lý do hàng đầu dẫn đến tình trạng mất dữ liệu trong Excel chính là thói quen không lưu file trước khi đóng chương trình hoặc khi hệ thống gặp sự cố. Khi Excel đột ngột bị crash hoặc máy tính bị treo, mọi thay đổi chưa được lưu sẽ mất hết. Nguyên nhân thường xuất phát từ sự bất cẩn hoặc quên kích hoạt chức năng AutoSave. Do đó, việc chủ động lưu trữ dữ liệu ngay từ đầu là vô cùng quan trọng.
Để phòng tránh nguy cơ mất dữ liệu Excel do máy tính đơ hoặc phần mềm bị treo, đầu tư một chiếc laptop có hiệu suất ổn định là giải pháp tối ưu. Bạn có thể khảo sát các dòng máy tính xách tay cấu hình khủng, khả năng xử lý đa nhiệm mượt mà được bày bán tại Mytour.
File Excel gặp lỗi
Tình trạng file Excel bị lỗi dẫn đến mất dữ liệu có thể bắt nguồn từ nhiều yếu tố như nhiễm virus, file bị corrupt khi download, phương thức lưu trữ sai cách hoặc bản thân phần mềm Excel có vấn đề. Khi mở file, người dùng thường thấy các thông báo lỗi hoặc dữ liệu hiển thị thiếu sót. Xác định chính xác nguồn gốc lỗi sẽ giúp quá trình phục hồi dữ liệu Excel đạt hiệu quả cao hơn.
Xóa nhầm file quan trọng
Khi thao tác với Excel, nhiều người đã lỡ tay xóa đi những file chứa dữ liệu thiết yếu mà chưa tạo bản sao lưu. Nếu không thể khôi phục từ Recycle Bin hay dùng công cụ chuyên nghiệp, việc mất hoàn toàn thông tin trong file Excel là điều dễ xảy ra. Đây chính là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến tình trạng dữ liệu Excel bị thất lạc.
Sự cố khi lưu trữ hoặc di chuyển file
Trong quá trình chuyển file giữa các thiết bị hoặc ngay cả khi lưu trên cùng một máy tính, bất kỳ trục trặc nào như mạng đứt kết nối đột ngột, tắt máy không đúng quy trình hay ổ cứng bị lỗi đều có thể khiến file Excel gặp vấn đề. Khi mở lại, file có thể bị thiếu nội dung hoặc hoàn toàn không thể truy cập được.
Phương pháp phục hồi dữ liệu Excel bị mất
Đừng vội hoang mang khi phát hiện file Excel của bạn bỗng nhiên biến mất dữ liệu. Thực tế có nhiều giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả giúp bạn lấy lại những thông tin quan trọng đã mất trong file Excel một cách dễ dàng.
Khôi phục file Excel chưa được lưu
Ngay cả khi chưa kịp lưu mà Excel đột ngột đóng, bạn vẫn có thể cứu vãn tình thế nhờ tính năng tự động phục hồi (AutoRecover) của Excel theo các bước sau:
- Bước 1: Khởi động Excel → Chọn File > Info > Manage Workbook.
- Bước 2: Click chọn mục Recover Unsaved Workbooks.
- Bước 3: Lựa chọn file chưa lưu → nhấn Open → thực hiện Save As để lưu trữ.
Tính năng AutoRecover cực kỳ hữu dụng khi bạn vô tình đóng file Excel chưa kịp lưu hoặc gặp sự cố hệ thống đột ngột.
Hướng dẫn sửa lỗi và phục hồi file Excel
Khi file Excel gặp lỗi không thể mở hoặc bị mất dữ liệu, bạn có thể áp dụng các phương pháp sau để khôi phục:
Phương án 1: Dùng chức năng Open and Repair
- Bước 1: Khởi động Excel → File > Open > Tìm đến file cần sửa.
- Bước 2: Click vào mũi tên bên cạnh nút Open > Chọn Open and Repair.
- Bước 3: Nhấn chọn Repair để hệ thống tự động khôi phục nội dung.
Phương án 2: Dùng ứng dụng khác để mở file: Thử dùng Google Sheets hoặc WPS Office. Nếu thành công, hãy lưu lại file với định dạng mới để đảm bảo an toàn.
Phương án 3: Dùng công cụ chuyên nghiệp: Các phần mềm như Stellar Excel Repair, EaseUS Data Recovery được thiết kế đặc biệt để khôi phục file Excel bị hỏng với hiệu quả cao.
Phục hồi file Excel bị xóa do nhầm lẫn
Nếu lỡ tay xóa file Excel quan trọng, bạn vẫn có thể lấy lại dữ liệu bằng những phương pháp cực kỳ đơn giản sau:
Phương pháp 1: Khôi phục từ Recycle Bin (Thùng rác)
- Bước 1: Truy cập vào Recycle Bin từ màn hình chính.
- Bước 2: Xác định vị trí file Excel cần khôi phục.
- Bước 3: Click chuột phải vào file → Chọn Restore để đưa file trở về vị trí gốc.
Phương pháp 2: Sử dụng công cụ phục hồi dữ liệu
- Bước 1: Trước tiên, hãy tải và cài đặt một trong các phần mềm sau: Wondershare Data Recovery, Recuva, Disk Drill hoặc EaseUS Data Recovery.
- Bước 2: Khởi chạy chương trình và lựa chọn tính năng Lost File Recovery để tìm lại dữ liệu đã mất.
- Bước 3: Xác định ổ đĩa hoặc phân vùng chứa file Excel đã xóa theo giao diện Wondershare Data Recovery.
- Bước 4: Xác định file Excel cần khôi phục và nhấn Recover để tiến hành phục hồi.
Cách phòng tránh mất dữ liệu Excel hiệu quả
Để ngăn chặn nguy cơ mất dữ liệu Excel trong tương lai, người dùng cần tuân thủ các biện pháp phòng ngừa sau. Những thao tác đơn giản này sẽ giúp bạn tránh mất thời gian khôi phục dữ liệu sau này.
Xây dựng thói quen lưu trữ thường xuyên
Để bảo vệ dữ liệu Excel, hãy hình thành phản xạ nhấn Ctrl + S liên tục khi làm việc. Đừng đợi đến khi hoàn thành mới lưu, vì bất kỳ sự cố nào cũng có thể xóa sạch mọi thay đổi. Việc lưu file thường xuyên giúp giảm thiểu đáng kể thiệt hại khi gặp sự cố.
Kích hoạt và thiết lập Auto Save/Auto Recover
Tính năng AutoRecover cực kỳ hữu ích giúp phục hồi dữ liệu Excel chưa kịp lưu. Để kích hoạt, vào File > Options > Save, tick chọn hai ô: 'Save AutoRecover information every...' và 'Keep the last autosaved version'. Nên cài đặt thời gian tự động lưu ngắn (ví dụ 5 phút) để luôn có bản backup khi có sự cố.
Backup dữ liệu thường xuyên
Giải pháp tối ưu để bảo vệ dữ liệu Excel là backup định kỳ lên nhiều nền tảng khác nhau như ổ cứng ngoài, Google Drive hay OneDrive. Cách này giúp bạn dễ dàng khôi phục khi file gốc gặp sự cố.
Sử dụng UPS (Bộ lưu điện)
UPS (bộ lưu điện) là giải pháp hữu hiệu ngăn ngừa mất dữ liệu Excel do cúp điện đột ngột. Thiết bị này giúp máy tính tiếp tục hoạt động trong thời gian ngắn, đủ để bạn kịp lưu lại file trước khi hệ thống tắt hoàn toàn, tránh tình trạng file bị hỏng do tắt máy bất ngờ.
Nắm vững kỹ thuật khôi phục file Excel giúp bạn xử lý nhanh các tình huống khẩn cấp. Khi gặp sự cố mất dữ liệu, việc áp dụng đúng phương pháp sẽ tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro. Đừng quên duy trì thói quen backup và tận dụng các tính năng bảo vệ dữ liệu sẵn có. Mytour luôn cập nhật những mẹo Excel hữu ích nhất giúp bạn làm việc hiệu quả.
Khám phá thêm: Tin học văn phòng/Mẹo sử dụng Excel
