Buzz
Bố cục tiêu chuẩn của một thư điện tử gửi cho đối tác kinh doanh bằng tiếng Anh
Dòng chủ đề (Subject Line)
Ngắn gọn, rõ ràng, thể hiện nội dung chính của email.
Ví dụ:
Follow-up on our previous discussion (Tiếp nối cuộc thảo luận trước của chúng ta)
Proposal for business collaboration (Đề xuất hợp tác kinh doanh)
Quotation for your request (Báo giá theo yêu cầu của bạn)
Phần mở đầu thư với lời chào hỏi (Salutation)
Phù hợp với mức độ trang trọng và quan hệ đối tác. Một số cách chào phổ biến:
Trang trọng: "Dear Mr./Ms. [Last Name],"
Bình thường: "Hello [First Name],"
Không biết tên người nhận: "Dear Sir/Madam," hoặc "To whom it may concern,"
Phần thân bài trình bày thông điệp chính (Main Body)
Email gửi đối tác thường có mục đích cụ thể như giới thiệu doanh nghiệp, đề xuất hợp tác, phản hồi yêu cầu hoặc gửi tài liệu. Nội dung chính thường bao gồm:
Mở đầu: Giới thiệu ngắn gọn về bản thân hoặc nhắc đến lần liên lạc trước đó.
Mục đích email: Nêu rõ lý do viết email, như đề xuất hợp tác, yêu cầu thông tin, gửi báo giá…
Thông tin chi tiết: Cung cấp các thông tin liên quan một cách rõ ràng, súc tích.
Đoạn kết thúc email với những lời cuối (Closing Remarks)
Xác nhận hành động tiếp theo. Một số mẫu câu thường gặp như:
Looking forward to your response. (Mong nhận được phản hồi từ bạn.)
Please let me know if you need any further information. (Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin.)
I would appreciate your feedback on this matter. ( Tôi rất trân trọng phản hồi của bạn về vấn đề này.)
Phần chữ ký cuối thư (Signature)
Gồm các thông tin:
Họ tên
Chức vụ
Công ty
Thông tin liên hệ
Ví dụ:
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
[Email Address]
[Phone Number]
Tổng hợp các mẫu câu tiếng Anh thông dụng dùng để soạn thảo email giao dịch với đối tác
Tham chiếu đến cuộc trao đổi hoặc liên hệ đã diễn ra trước đó
I hope this email finds you well. (Tôi hy vọng email này đến với bạn trong tình trạng tốt.)
I am following up on our previous conversation regarding… (Tôi đang liên hệ lại về cuộc thảo luận trước đây của chúng ta liên quan đến…)
Further to our last discussion, I would like to provide more details on… (Tiếp theo cuộc thảo luận trước, tôi muốn cung cấp thêm chi tiết về…)
Trình bày một đề nghị hoặc yêu cầu cụ thể
Could you please provide more details on…? (Bạn có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về… không?)
I would appreciate it if you could send me the relevant documents. (Tôi rất trân trọng nếu bạn có thể gửi cho tôi các tài liệu liên quan.)
May I request a meeting to discuss this further? (Tôi có thể yêu cầu một cuộc họp để thảo luận thêm về vấn đề này không?)
Chủ động đề xuất hỗ trợ hoặc giúp đỡ đối phương
If you need any further assistance, please let me know. (Nếu bạn cần thêm sự hỗ trợ, vui lòng cho tôi biết.)
I would be happy to assist you with any inquiries you may have. (Tôi rất sẵn lòng hỗ trợ bạn với bất kỳ thắc mắc nào.)
Please do not hesitate to contact me if you require any help. (Đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu bạn cần bất kỳ sự giúp đỡ nào.)
Chia sẻ những tin tức tích cực hoặc đáng mừng
We are pleased to inform you that… (Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…)
I am delighted to share the good news that… (Tôi rất vui khi chia sẻ tin tốt rằng…)
We have successfully completed… (Chúng tôi đã hoàn thành thành công…)
Thông báo những tin tức không mong muốn hoặc tiêu cực
Unfortunately, we regret to inform you that… (Thật không may, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…)
Due to unforeseen circumstances, we are unable to… (Do những tình huống ngoài dự kiến, chúng tôi không thể…)
We sincerely apologize for any inconvenience this may have caused. (Chúng tôi chân thành xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào có thể đã gây ra.)
Tham khảo thêm
Bộ sưu tập các mẫu thư điện tử bằng tiếng Anh dùng để giao dịch với đối tác
Mẫu 1: Email giới thiệu doanh nghiệp/dịch vụ
Subject: Introduction to [Your Company Name] – Potential Collaboration
Dear [Recipient’s Name],
I hope this email finds you well. My name is [Your Name], and I am [Your Position] at [Your Company Name]. We specialize in [briefly introduce your company’s main services/products].
I would like to take this opportunity to introduce our company and explore potential collaboration opportunities with your esteemed organization. Our team has extensive experience in [mention relevant expertise], and we have successfully worked with clients such as [mention notable clients if applicable].
Please find attached a company brochure for your reference. I would be delighted to schedule a call at your convenience to discuss how we can work together.
Looking forward to your response.
Best regards,[Your Name][Your Position][Your Company Name][Your Contact Information]
Dịch sang tiếng việt
Chủ đề: Giới thiệu về [Tên công ty bạn] – Cơ hội hợp tác tiềm năng
Kính gửi [Tên người nhận],
Tôi hy vọng email này đến với bạn trong tình trạng tốt. Tôi là [Tên của bạn], [Chức vụ] tại [Tên công ty]. Chúng tôi chuyên về [giới thiệu ngắn gọn về dịch vụ/sản phẩm chính của công ty].
Tôi muốn nhân cơ hội này để giới thiệu về công ty của chúng tôi và khám phá cơ hội hợp tác với tổ chức danh tiếng của bạn. Đội ngũ của chúng tôi có kinh nghiệm sâu rộng trong [đề cập lĩnh vực chuyên môn liên quan], và chúng tôi đã hợp tác thành công với các khách hàng như [đề cập khách hàng tiêu biểu nếu có].
Vui lòng tìm đính kèm tài liệu giới thiệu công ty để tham khảo. Tôi rất vui lòng sắp xếp một cuộc gọi vào thời gian thuận tiện để thảo luận thêm về cách chúng ta có thể hợp tác cùng nhau.
Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.
Trân trọng,[Tên của bạn][Chức vụ][Tên công ty][Thông tin liên hệ]
Mẫu 2: Email đề xuất hợp tác kinh doanh
Subject: Proposal for Business Collaboration
Dear [Recipient’s Name],
I hope you are doing well. I am reaching out to explore a potential business collaboration between [Your Company Name] and [Recipient’s Company Name]. Given our expertise in [mention your company’s specialization], we believe there is a great opportunity for us to work together.
We would love to discuss how we can add value to your business through our [mention specific products/services]. Please let me know a suitable time for a meeting or call to discuss this in detail.
Looking forward to hearing your thoughts.
Best regards,[Your Name][Your Position][Your Company Name]
Dịch sang tiếng việt
Chủ đề: Đề xuất hợp tác kinh doanh
Kính gửi [Tên người nhận],
Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành. Tôi liên hệ với bạn để khám phá cơ hội hợp tác kinh doanh giữa [Tên công ty bạn] và [Tên công ty đối tác]. Với chuyên môn của chúng tôi trong lĩnh vực [đề cập lĩnh vực chuyên môn], chúng tôi tin rằng đây là một cơ hội tuyệt vời để chúng ta hợp tác.
Chúng tôi mong muốn thảo luận về cách có thể mang lại giá trị cho doanh nghiệp của bạn thông qua [đề cập sản phẩm/dịch vụ cụ thể]. Vui lòng cho tôi biết thời gian phù hợp để sắp xếp một cuộc họp hoặc cuộc gọi để thảo luận chi tiết hơn.
Mong nhận được phản hồi từ bạn.
Trân trọng,[Tên của bạn][Chức vụ][Tên công ty]
Mẫu 3: Email phản hồi yêu cầu từ đối tác
Subject: Re: Your Request on [Specific Topic]
Dear [Recipient’s Name],
Thank you for reaching out to us. We appreciate your interest in [mention topic, product, or service].
Regarding your request for [specific information, document, or service], please find attached [mention the document, quotation, or details]. Here is a summary of the key points:
[Point 1] – [Brief description]
[Point 2] – [Brief description]
[Point 3] – [Brief description]
If you require any modifications or further clarifications, please do not hesitate to let us know. We are happy to assist you.
Looking forward to your feedback.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company Name]
[Your Contact Information]
Dịch sang Tiếng Việt
Chủ đề: Phản hồi: Yêu cầu của bạn về [Chủ đề cụ thể]
Kính gửi [Tên người nhận],
Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi rất trân trọng sự quan tâm của bạn đến [đề cập chủ đề, sản phẩm hoặc dịch vụ].
Về yêu cầu của bạn liên quan đến [thông tin, tài liệu hoặc dịch vụ cụ thể], vui lòng xem đính kèm [đề cập tài liệu, báo giá hoặc thông tin chi tiết]. Dưới đây là tóm tắt các điểm chính:
[Điểm 1] – [Mô tả ngắn gọn]
[Điểm 2] – [Mô tả ngắn gọn]
[Điểm 3] – [Mô tả ngắn gọn]
Nếu bạn cần điều chỉnh hoặc cần thêm thông tin chi tiết, đừng ngần ngại cho chúng tôi biết. Chúng tôi rất sẵn lòng hỗ trợ bạn.
Mong nhận được phản hồi từ bạn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức vụ]
[Tên công ty]
[Thông tin liên hệ]
Mẫu 4: Email gửi báo giá hoặc tài liệu liên quan
Subject: Quotation for Your Request
Dear [Recipient’s Name],
I hope you are doing well. As per your request, please find attached the quotation for [mention product/service]. The details are as follows:
Product/Service: [Specify]
Price: [Mention price]
Terms & Conditions: [Briefly outline]
Should you have any questions or require further clarification, please do not hesitate to contact me.
Looking forward to your response.
Best regards,[Your Name][Your Position][Your Company Name]
Dịch sang tiếng Việt:
Chủ đề: Báo giá theo yêu cầu của bạn
Kính gửi [Tên người nhận],
Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành. Theo yêu cầu của bạn, vui lòng xem báo giá đính kèm cho [đề cập sản phẩm/dịch vụ]. Chi tiết như sau:
Sản phẩm/Dịch vụ: [Nêu cụ thể]
Giá: [Nêu giá]
Điều khoản & Điều kiện: [Tóm tắt ngắn gọn]
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, đừng ngần ngại liên hệ với tôi.
Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.
Trân trọng,[Tên của bạn][Chức vụ][Tên công ty]
Những điểm cần lưu ý khi soạn thảo email bằng tiếng Anh gửi cho đối tác
Lựa chọn dòng tiêu đề thư điện tử mang tính chuyên nghiệp và thể hiện rõ nội dung chính
Lưu ý: Tiêu đề email cần ngắn gọn nhưng đủ ý, giúp người nhận dễ dàng hiểu nội dung chính ngay từ đầu.
Ví dụ:
Nên
Proposal for business collaboration (Đề xuất hợp tác kinh doanh)
Follow-up on our previous discussion (Theo dõi cuộc thảo luận trước đó)
Không nên
Hi! (Không rõ ràng, thiếu chuyên nghiệp)
Mở đầu bức thư bằng một lời chào hỏi thể hiện sự tôn trọng và trang trọng
Tùy vào mức độ quan hệ với đối tác, bạn có thể chọn lời chào phù hợp. Nếu là lần đầu tiên liên hệ hoặc đối tác có vị trí cao, hãy sử dụng cách chào trang trọng. Ví dụ:
Dear Mr. Smith, (Kính gửi ông Smith,)
Dear Ms. Johnson, (Kính gửi bà Johnson,)
Dear [First Name], (Chào [Tên],) → Dùng khi đã có quan hệ thân thiết hơn.
Tránh: "Hi" hoặc "Hello" nếu đang viết email mang tính trang trọng.
Trình bày phần nội dung chính một cách súc tích, tập trung vào trọng tâm vấn đề cần truyền đạt
Lưu ý: Đối tác thường có lịch trình bận rộn, vì vậy email nên đi thẳng vào vấn đề chính, tránh dài dòng không cần thiết.
Cấu trúc email chuyên nghiệp:
Giới thiệu lý do gửi email (I am writing to…)
Nội dung chính (Thông tin cần cung cấp, yêu cầu, đề xuất, phản hồi…)
Hành động mong muốn từ đối tác (Please let me know if…)
Ví dụ:
Nên: I am reaching out to discuss the next steps for our project. Please let me know your availability for a call this week.
Không nên: I hope you're having a good day. I wanted to talk about a few things related to the project we discussed. Do you have time to talk this week?
Áp dụng văn phong chuyên nghiệp và đảm bảo độ chính xác tuyệt đối về mặt chính tả lẫn ngữ pháp
Dùng từ ngữ chuyên nghiệp, tránh lỗi chính tả hoặc văn phong quá suồng sã cũng như tránh sử dụng từ viết tắt hoặc ngôn ngữ không trang trọng:
Thx for your time! (Không chuyên nghiệp)
Thank you for your time. (Chuyên nghiệp)
=> Mẹo: Kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp trước khi gửi bằng công cụ như Grammarly hoặc chức năng kiểm tra chính tả trong email.
Thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ nội dung email trước khi quyết định gửi đi
Hãy đảm bảo rà soát kỹ lưỡng bức thư điện tử của bạn dựa trên những tiêu chuẩn dưới đây trước khi ấn nút gửi đi:
Lỗi chính tả và ngữ pháp đã được khắc phục hoàn toàn?
Thông điệp có được trình bày mạch lạc và đúng trọng tâm?
Tất cả các thông tin quan trọng đã được bao gồm? (bao gồm cả file đính kèm nếu cần)
Địa chỉ email của người nhận đã chính xác tuyệt đối?
=> Mẹo: Đối với những thư điện tử quan trọng, bạn nên đọc lại nội dung tối thiểu hai lần hoặc nhờ đồng nghiệp xem xét giúp trước khi chính thức gửi đi.
