Mẫu Email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh và hướng dẫn cách viết chi tiết

Trong môi trường làm việc quốc tế hiện nay, kỹ năng viết email bằng tiếng Anh đóng vai trò quan trọng, đặc biệt khi thông báo các vấn đề liên quan đến quyền lợi lao động như nghỉ thai sản. Tuy nhiên, với nhiều người lao động tại Việt Nam, đây có thể là một thách thức, nhất là trong việc lựa chọn ngôn từ sao cho vừa lịch sự, vừa đầy đủ thông tin. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh một cách chi tiết, từ cấu trúc, cách dùng từ đến những lưu ý quan trọng, giúp email của bạn thể hiện sự tôn trọng, chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với người nhận.

Hướng dẫn viết Email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh

Viết email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh đòi hỏi người viết phải đảm bảo rằng thông tin được truyền tải một cách rõ ràng, lịch sự, và chuyên nghiệp. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết về cấu trúc email.

Tiêu đề của Email

Tiêu đề email là phần đầu tiên người nhận thấy, vì vậy, nó cần ngắn gọn, rõ ràng và đủ thông tin. Hãy đảm bảo tiêu đề bao gồm mục đích email và tên của người viết.

Ví dụ:

• Maternity Leave Notification (Thông báo nghỉ thai sản)

• Request for Maternity Leave (Đề nghị nghỉ thai sản)

• Maternity Leave Plan (Kế hoạch nghỉ thai sản)

Phần mở đầu của Email

Lời mở đầu giúp thiết lập giọng điệu lịch sự và chuyên nghiệp cho email. Thường bắt đầu bằng câu chào phù hợp với người nhận.

Ví dụ:

• Dear [Manager’s Name] → Kính gửi [Tên người quản lí]

• To Whom It May Concern, → Gửi người đang quan tâm đến vấn đề này (nếu không biết tên cụ thể)

Sau đó, hãy giới thiệu ngắn gọn lý do viết email này.

Ví dụ:

• I am writing to formally inform you about my maternity leave plan.
  → Tôi viết email này để chính thức thông báo với anh/chị về kế hoạch nghỉ thai sản của tôi.

• I hope this email finds you well. I would like to discuss my upcoming maternity leave.
  → Tôi hy vọng email này đến với anh/chị vào thời điểm thuận lợi. Tôi muốn trao đổi về kỳ nghỉ thai sản sắp tới của mình.

Nội dung chính

Phần này cung cấp chi tiết thông tin về kế hoạch nghỉ thai sản của người viết, bao gồm:

• Ngày bắt đầu nghỉ.

• Thời gian nghỉ dự kiến.

• Ngày dự kiến trở lại làm việc.

Hãy đảm bảo ngôn ngữ chính xác, nhã nhặn, và không lê thê.

Ví dụ:

• Ngày bắt đầu nghỉ và kết thúc dự kiến:
  My maternity leave is expected to begin on [start date] and end on [end date].
  → Kỳ nghỉ thai sản của tôi dự kiến bắt đầu từ ngày [ngày bắt đầu] và kết thúc vào ngày [ngày kết thúc].

• Lý do cụ thể:
  This leave is in accordance with the company’s maternity leave policy and to prepare for the arrival of my baby.
  → Kỳ nghỉ này tuân thủ chính sách nghỉ thai sản của công ty và để chuẩn bị cho sự chào đời của con tôi.

• Người chịu trách nhiệm thay thế công việc (nếu có):

  
  I have discussed with [colleague's name], and they have kindly agreed to take over my responsibilities during my absence.
  → Tôi đã trao đổi với [tên đồng nghiệp], và họ đã đồng ý đảm nhận trách nhiệm công việc của tôi trong thời gian tôi vắng mặt.

Nếu có yêu cầu hoặc câu hỏi, người viết hãy nêu rõ trong phần này.

Ví dụ:

• Xác nhận thông tin:
  Could you please confirm the details and let me know if there is any additional paperwork required?

  
  → Anh/chị vui lòng xác nhận các thông tin và cho tôi biết nếu có thêm giấy tờ nào cần thiết không?

• Cung cấp thông tin liên lạc trong trường hợp cần thiết:
  During my leave, I can be reached at [your contact information] for urgent matters.
  → Trong thời gian nghỉ, tôi có thể được liên hệ qua [thông tin liên lạc của bạn] nếu có vấn đề gấp.

Phần kết thúc Email

Cuối email thông báo nghỉ thai sản, hãy thể hiện sự cảm kết và đánh giá cao phản hồi từ người nhận.

Ví dụ:

• Thank you for your understanding and support. I look forward to your confirmation.

  → Cảm ơn anh/chị vì sự thấu hiểu và hỗ trợ. Tôi mong nhận được phản hồi từ anh/chị.

• Please feel free to contact me if you need any further details.
  → Xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu anh/chị cần thêm thông tin chi tiết.

Câu chào kết thúc lịch sự có thể là:

Ví dụ:

• "Best regards,"

• "Sincerely,"

Sau đó người viết hãy kết thúc email bằng cách ký tên của mình bên dưới phần kết thúc.

Mẫu câu dùng cho email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh

Dưới đây là một số mẫu câu và cụm từ thường được sử dụng trong email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh, bao gồm cả các mẫu câu được dùng trong các ví dụ nêu trước đó, nhằm giúp người viết thể hiện sự lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng:

Phần mở đầu email

• I am reaching out to notify you of my upcoming maternity leave.
  → Tôi viết email này để thông báo với anh/chị về kỳ nghỉ thai sản sắp tới của tôi.

• I would like to request maternity leave starting from [start date].
  → Tôi muốn xin nghỉ thai sản bắt đầu từ ngày [ngày bắt đầu].

• As per the company’s maternity leave policy, I would like to formally request my leave.
  → Theo chính sách nghỉ thai sản của công ty, tôi muốn chính thức xin nghỉ.

Trình bày phần nội dung chính

• According to the company’s maternity leave policy, I am eligible for [number of weeks/months] of leave.
  → Theo chính sách nghỉ thai sản của công ty, tôi đủ điều kiện nghỉ [số tuần/tháng].

• I am planning to take maternity leave from [start date] to [end date], which totals [duration].
  → Tôi dự định nghỉ thai sản từ ngày [ngày bắt đầu] đến ngày [ngày kết thúc], tổng cộng [thời gian].

• I have discussed this with my team, and arrangements have been made to ensure a smooth workflow during my absence.
  → Tôi đã trao đổi với nhóm của mình và đã sắp xếp để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ trong thời gian tôi vắng mặt.

• I will ensure all pending tasks are completed before my leave.
  → Tôi sẽ đảm bảo hoàn thành mọi công việc còn lại trước khi nghỉ.

Yêu cầu hoặc các bước tiếp theo

• Please let me know if there are any additional steps I should take prior to my leave.
  → Xin vui lòng cho tôi biết nếu tôi cần thực hiện thêm bước nào trước kỳ nghỉ.

• Could you let me know if there is any further paperwork required?
  → Anh/chị có thể cho tôi biết nếu có thêm giấy tờ nào cần thiết không?

• During my leave, I can be contacted via [contact details] if needed.
  → Trong thời gian nghỉ, anh/chị có thể liên hệ với tôi qua [thông tin liên lạc] nếu cần.

Mẫu câu dùng để kết thúc email

• Thank you in advance for your support and understanding during this time.
  → Xin cảm ơn trước sự hỗ trợ và thấu hiểu của anh/chị trong thời gian này.

• I truly appreciate your cooperation and look forward to your response.
  → Tôi rất trân trọng sự hợp tác của anh/chị và mong nhận được phản hồi từ anh/chị.

• Please do not hesitate to reach out if there is anything else I can clarify or assist with.
  → Xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu có điều gì cần tôi làm rõ hoặc hỗ trợ.

Các cụm từ hữu ích dành cho Email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh

• In accordance with company policies → Theo đúng chính sách của công ty

• Request maternity leave → Yêu cầu nghỉ thai sản

• Starting from [date] → Bắt đầu từ [ngày]

• Complete pending tasks → Hoàn thành công việc còn lại

• Temporary work arrangements → Sắp xếp công việc tạm thời

• Urgent matters → Các vấn đề khẩn cấp

• Additional paperwork → Giấy tờ bổ sung

• Confirm details → Xác nhận thông tin

Các mẫu email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh

Mẫu Email thông báo nghỉ thai sản cơ bản

Subject: Maternity Leave Notification

Dear [Manager’s Name],

I am writing to formally notify you of my maternity leave plans. As per the company’s maternity leave policy, I plan to begin my leave on [start date] and return to work on [end date].

To ensure a smooth workflow during my absence, I have discussed this with [colleague’s name], who has kindly agreed to take over my responsibilities temporarily. I will ensure that all tasks are completed and necessary handover documents are prepared before my leave begins.

Please let me know if there are any additional forms or steps required to finalize my leave request.

Thank you for your understanding and support. I look forward to your confirmation.

Best regards,[Your Full Name]

Mẫu Email thông báo nghỉ thai sản kèm theo yêu cầu hướng dẫn chi tiết

Subject: Request for Maternity Leave

Dear [HR Manager’s Name],

I hope this email finds you well. I am reaching out to formally request maternity leave starting on [start date] and ending on [end date]. My due date is [due date], and I plan to take the standard [number of weeks/months] leave as outlined in the company’s policy.

I would appreciate it if you could guide me through any procedures or documentation required to process this request. Additionally, please let me know if there are any updates to the company’s maternity leave benefits or related policies that I should be aware of.

During my leave, I will ensure that all my responsibilities are properly handed over to [colleague’s name]. I will also remain reachable via [contact information] for any urgent matters.

Thank you for your time and assistance. Please let me know if you need any further details.

Kind regards,[Your Full Name]

Mẫu Email thông báo nghỉ thai sản kèm theo kế hoạch làm việc chi tiết

Subject: Maternity Leave Plan

Dear [Supervisor’s Name],

I am writing to provide details regarding my maternity leave plan. Based on my discussions with the team, my leave will begin on [start date] and conclude on [end date].

To minimize disruption, I have already started preparing for my absence by:

• Completing all pending projects before [specific date].

• Preparing detailed handover notes for [colleague’s name], who will handle my tasks.

If any urgent issues arise during my absence, I will remain reachable via email or phone at [contact information]. Please confirm my leave schedule and inform me if there are any further steps I should complete.

Thank you for your understanding and support during this period. I am dedicated to ensuring a seamless transition before my leave begins.

Sincerely,
[Your Full Name]

Tổng kết