Hướng dẫn sử dụng tài khoản 111 (tiền mặt) theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC

1. Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 111 (tiền mặt)

Nguyên tắc kế toán áp dụng đối với tài khoản 111 (tiền mặt) trong doanh nghiệp được quy định tại khoản 1 Điều 12 Thông tư 200/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 4 Điều 1 Thông tư 53/2016/TT-BTC) như sau:

1.1. Vai trò của tài khoản 111 (tiền mặt) trong các doanh nghiệp

Tài khoản này dùng để ghi nhận tình hình thu, chi và số dư quỹ tại doanh nghiệp, bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, và vàng tiền tệ. Chỉ có số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế được nhập, xuất và tồn quỹ mới được phản ánh vào tài khoản 111 (Tiền mặt). Đối với các khoản tiền thu được và chuyển nộp ngay vào ngân hàng mà không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, sẽ không được ghi vào bên Nợ tài khoản 111 (Tiền mặt), mà sẽ ghi vào bên Nợ tài khoản 113 (Tiền đang chuyển).

Hướng dẫn về tài khoản 111 (tiền mặt) theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC (Hình minh họa - Nguồn từ Internet)

1.2. Quản lý và hạch toán các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ

Các khoản tiền mặt được ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp bởi doanh nghiệp khác và cá nhân sẽ được quản lý và hạch toán như các tài sản tiền tệ của doanh nghiệp.

1.3. Quy định về việc nhập, xuất quỹ tiền mặt theo chế độ chứng từ kế toán

Khi thực hiện việc nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt, cần phải có phiếu thu, phiếu chi đầy đủ và được ký bởi các bên liên quan bao gồm người nhận, người giao, và người có thẩm quyền cho phép theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Trong một số trường hợp đặc biệt, cần phải đính kèm lệnh nhập quỹ hoặc xuất quỹ.

1.4. Trách nhiệm của kế toán quỹ tiền mặt

Kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ sách kế toán cho quỹ tiền mặt, ghi chép đầy đủ và liên tục các khoản thu, chi, nhập và xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ theo đúng trình tự phát sinh, đồng thời xác định số dư quỹ tại mọi thời điểm.

1.5. Trách nhiệm của thủ quỹ

Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý và thực hiện việc nhập, xuất quỹ tiền mặt. Mỗi ngày, thủ quỹ cần kiểm tra số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trong sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu phát hiện chênh lệch, thủ quỹ và kế toán cần phải xác minh nguyên nhân và đề xuất các biện pháp xử lý phù hợp.

1.6. Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ sang Đồng Việt Nam khi có giao dịch sử dụng ngoại tệ

Khi xảy ra các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán cần thực hiện việc quy đổi ngoại tệ sang Đồng Việt Nam dựa trên nguyên tắc sau đây:

- Đối với bên Nợ tài khoản 1112, sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Trong trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng để nhập vào quỹ tiền mặt, cần áp dụng tỷ giá đã ghi trong sổ kế toán của tài khoản 1122.

- Đối với bên Có tài khoản 1112, áp dụng tỷ giá bình quân gia quyền di động hoặc tỷ giá giao dịch thực tế.

Việc xác định tỷ giá hối đoái thực tế trong giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn tại phần tài khoản 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái) và các tài khoản liên quan.

1.7. Vai trò của vàng tiền tệ trong tài khoản 111 (tiền mặt)

Vàng tiền tệ được ghi nhận trong tài khoản này là vàng sử dụng để cất trữ giá trị, không bao gồm vàng được phân loại là hàng tồn kho, sử dụng làm nguyên liệu cho sản xuất hoặc để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành.

1.8. Nguyên tắc đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ khi lập Báo cáo tài chính

Khi lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải thực hiện việc đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo các nguyên tắc sau đây:

- Tỷ giá giao dịch thực tế sẽ được áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ. Tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch (do doanh nghiệp lựa chọn) tại thời điểm lập Báo cáo tài chính sẽ được sử dụng.

- Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua của thị trường trong nước tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Giá mua này được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước.

Trong trường hợp Ngân hàng Nhà nước không công bố giá mua vàng, giá mua sẽ được tính theo mức giá công bố bởi các đơn vị kinh doanh vàng được cấp phép theo quy định của pháp luật.

2. Cấu trúc và nội dung của tài khoản 111 (tiền mặt)

Cấu trúc và nội dung của tài khoản 111 được quy định tại Khoản 2 Điều 12 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

- Bên Nợ:

+ Các khoản tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ được nhập vào quỹ.

+ Số tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ thừa phát hiện trong quá trình kiểm kê quỹ.

+ Chênh lệch tỷ giá hối đoái do việc đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo, trường hợp tỷ giá ngoại tệ có sự tăng lên so với Đồng Việt Nam.

+ Chênh lệch tăng do việc đánh giá lại vàng tiền tệ tại thời điểm báo cáo.

- Bên Có:

+ Các khoản tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ được xuất quỹ.

+ Số tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ thiếu hụt phát hiện trong quá trình kiểm kê quỹ.

+ Chênh lệch tỷ giá hối đoái do việc đánh giá lại số dư ngoại tệ trong báo cáo, trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam.

+ Chênh lệch giảm do việc đánh giá lại vàng tiền tệ tại thời điểm báo cáo.

- Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ còn lại trong quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.

Tài khoản 111 (tiền mặt) bao gồm 3 tài khoản cấp 2.

- Tài khoản 1111 (tiền Việt Nam): Ghi nhận tình hình thu, chi và số dư quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.

- Tài khoản 1112 (ngoại tệ): Ghi nhận tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ trong quỹ tiền mặt, quy đổi ra Đồng Việt Nam.

- Tài khoản 1113 (vàng tiền tệ): Ghi nhận sự biến động và giá trị của vàng tiền tệ trong quỹ của doanh nghiệp.