Khi bị cấp sai tên trong mã số thuế, cần thực hiện các bước gì?

Trong khi CMND của nhân viên là chính xác, công ty tôi phải làm gì tiếp theo?

Trả lời:

Cơ sở pháp lý:

- Thông tư số 80/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn về việc đăng ký thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế

- Công văn số 4313/TCT-CNTT về xử lý trường hợp trùng chứng minh thư trong việc triển khai đăng ký thuế thu nhập cá nhân năm 2009

- Luật Khiếu nại số 02/2011/QH13 do Quốc hội ban hành

Nội dung phân tích:

Đối với trường hợp không thể cấp mã số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho cá nhân do trùng số CMND với cá nhân đã có mã số thuế trước đó:

+ Căn cứ vào điểm a khoản 3 Điều 3 của Thông tư số 80/2012/TT-BTC, quy định như sau:

"3. Nguyên tắc cấp mã số thuế"

a) Các tổ chức và cá nhân được quy định tại Điều 2 của Thông tư này sẽ được cấp một mã số thuế duy nhất, sử dụng xuyên suốt quá trình hoạt động từ lúc đăng ký thuế cho đến khi kết thúc hoạt động, ngoại trừ những trường hợp được quy định tại điểm d, đ, e của khoản này. Mã số thuế này sẽ được dùng để khai báo và nộp thuế đối với tất cả các loại thuế mà người nộp thuế phải chịu, bao gồm cả trường hợp người nộp thuế kinh doanh nhiều ngành nghề khác nhau hoặc thực hiện sản xuất, kinh doanh ở nhiều địa phương khác nhau."

Về nguyên tắc, số CMND do cơ quan Công an cấp là mã số duy nhất dành cho từng cá nhân. Tuy nhiên, trong thực tế, có nhiều trường hợp xảy ra trùng số CMND giữa hai cá nhân tại các địa phương khác nhau, vì vậy, theo nguyên tắc cấp mã số thuế (MST) thu nhập cá nhân hiện hành, việc cấp MST cho trường hợp trùng số CMND là không được phép.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân có số CMND trùng với cá nhân khác đã đăng ký MST, Tổng cục Thuế đã ban hành Công văn số 4313/TCT-CNTT ngày 21/10/2009 hướng dẫn xử lý trường hợp trùng CMND trong quá trình triển khai đăng ký thuế TNCN.

Do đó, khi phát hiện trường hợp trùng số CMND, cơ quan thuế sẽ tiến hành xác minh thông tin về sự trùng lặp số CMND trong hệ thống thuế. Nếu việc trùng số là do sai sót khi nhập liệu, cơ quan thuế sẽ sửa lại và tiến hành cấp mã số thuế (MST) mới. Nếu người đăng ký và người đã có mã thuế là một cá nhân, mã số thuế sẽ được thay thế. Nếu có hai cá nhân khác nhau cùng sử dụng một số CMND, cơ quan thuế sẽ tư vấn và yêu cầu người nộp thuế đi đổi CMND mới để đảm bảo quyền lợi của mình.

Trong trường hợp bạn không muốn thay đổi số CMND, cơ quan thuế sẽ xác nhận sự trùng lặp số CMND trong hệ thống đăng ký mã số thuế bằng cách bổ sung ba ký tự viết tắt của tên tỉnh theo quy định của ngành Thuế.

=> Vì vậy, công ty bạn chỉ cần gửi thông báo về việc trùng số CMND tới cơ quan thuế dưới dạng văn bản. Đây là lỗi do cơ quan thuế gây ra, do đó cơ quan thuế sẽ tiến hành xác minh và cấp mã số thuế mới. Nếu công ty bạn đã thông báo nhưng cơ quan thuế không thực hiện xác minh và sửa chữa, bạn có thể khiếu nại vì hành vi này. Luật Khiếu nại quy định:

"Điều 7. Trình tự khiếu nại
1. Khi có cơ sở cho rằng quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính là trái pháp luật và xâm phạm trực tiếp quyền, lợi ích hợp pháp của mình, người khiếu nại có thể khiếu nại lần đầu đến người đã ra quyết định hành chính hoặc cơ quan có người thực hiện hành vi hành chính, hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án theo quy định của Luật Tố tụng hành chính.
Trường hợp người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết lần đầu, hoặc quá thời gian quy định mà khiếu nại không được giải quyết, thì có quyền khiếu nại lần hai đến Thủ trưởng cấp trên trực tiếp của người có thẩm quyền giải quyết lần đầu, hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án.
Trường hợp người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần hai, hoặc hết thời gian quy định mà khiếu nại không được giải quyết, thì có quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án.
2. Đối với quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ (gọi chung là Bộ trưởng), người khiếu nại có thể khiếu nại đến Bộ trưởng hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án.
Trường hợp người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của Bộ trưởng, hoặc quá thời gian quy định mà khiếu nại không được giải quyết, thì có quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án.
3. Đối với quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh), người khiếu nại có thể khiếu nại lần đầu đến Chủ tịch UBND cấp tỉnh, hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án.
Trường hợp người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu của Chủ tịch UBND cấp tỉnh, hoặc quá thời gian quy định mà khiếu nại không được giải quyết, thì có quyền khiếu nại lần hai đến Bộ trưởng hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án.
Trường hợp người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết lần hai của Bộ trưởng, hoặc hết thời gian quy định mà khiếu nại không được giải quyết, thì có quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án."

Điều 8. Hình thức khiếu nại
1. Khiếu nại có thể được thực hiện dưới hai hình thức: đơn khiếu nại hoặc khiếu nại trực tiếp.
2. Đối với khiếu nại bằng đơn, đơn khiếu nại phải bao gồm các thông tin sau: ngày, tháng, năm khiếu nại; tên và địa chỉ của người khiếu nại; tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân bị khiếu nại; nội dung, lý do khiếu nại; tài liệu liên quan và yêu cầu giải quyết của người khiếu nại. Đơn phải có chữ ký hoặc điểm chỉ của người khiếu nại.
3. Trong trường hợp khiếu nại trực tiếp, người tiếp nhận khiếu nại sẽ hướng dẫn người khiếu nại lập đơn hoặc ghi lại nội dung khiếu nại và yêu cầu người khiếu nại ký hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản, bao gồm thông tin theo quy định tại khoản 2 Điều này.
4. Khi có nhiều người khiếu nại về cùng một vấn đề, sẽ áp dụng các bước sau:
a) Nếu nhiều người đến khiếu nại trực tiếp, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiếp nhận và yêu cầu một người đại diện trình bày nội dung khiếu nại. Người tiếp nhận sẽ ghi lại nội dung khiếu nại bằng văn bản theo yêu cầu tại khoản 2 Điều này. Việc tiếp nhận khiếu nại của nhiều người được thực hiện theo quy định của Chương V của Luật này;
b) Nếu nhiều người khiếu nại bằng đơn, đơn khiếu nại phải ghi rõ các nội dung theo khoản 2 Điều này, có chữ ký của những người khiếu nại, và phải có đại diện khi có yêu cầu từ người giải quyết khiếu nại;
c) Chính phủ sẽ quy định chi tiết khoản này.
5. Khiếu nại qua đại diện phải được thực hiện bởi một trong những người khiếu nại, có giấy tờ chứng minh tính hợp pháp của việc đại diện và thực hiện theo quy định của Luật này.

Chúng tôi xin cung cấp ý kiến tư vấn liên quan đến câu hỏi của quý khách hàng. Ý kiến tư vấn trên được xây dựng dựa trên các quy định pháp luật hiện hành và thông tin mà quý khách hàng đã cung cấp. Mục đích của tư vấn này là nhằm hỗ trợ các cá nhân, tổ chức tham khảo và áp dụng đúng đắn trong thực tiễn.

Trân trọng./.