Khi công ty không trả sổ bảo hiểm xã hội cho nhân viên, người lao động sẽ phải đối mặt với những hậu quả nào?

Câu hỏi này được biên soạn từ chuyên mục tư vấn pháp luật Bảo hiểm xã hội của Mytour.

Trả lời:

Căn cứ pháp lý

Bộ luật Lao động năm 2019

Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014

Luật Việc làm năm 2013

Tư vấn bởi Luật sư

1. Trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc hoàn tất thủ tục sổ bảo hiểm xã hội khi hợp đồng lao động kết thúc

Dựa trên thông tin bạn cung cấp, trường hợp của bạn thuộc trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng pháp luật, đã thực hiện đầy đủ thời gian thông báo. Do đó, sau khi quyết định nghỉ việc được ban hành, người sử dụng lao động cần thực hiện các thủ tục bao gồm thanh toán lương, trợ cấp, và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho bạn theo quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, quy định về nghĩa vụ của người sử dụng lao động khi kết thúc hợp đồng lao động như sau:

"Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

2. Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả".

Theo quy định trên, khi bạn nghỉ việc, người sử dụng lao động phải thanh toán đầy đủ các khoản quyền lợi hợp pháp của bạn trong thời gian từ 14 đến 30 ngày. Việc trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là một trong những nghĩa vụ của người sử dụng lao động, và thời gian này không được quá 30 ngày. Nếu sau thời gian trên mà công ty không trả sổ bảo hiểm xã hội cho bạn, bạn có quyền khiếu nại để yêu cầu giải quyết theo đúng quy định của pháp luật.

Ngoài ra, Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động, như sau:

Khi người lao động quyết định nghỉ việc, công ty có trách nhiệm hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

2. Những quyền lợi của người lao động bị ảnh hưởng khi công ty không thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội

1.1 Thời gian nộp hồ sơ để được hưởng trợ cấp thất nghiệp

Trong trường hợp công ty trả sổ bảo hiểm xã hội muộn, điều này sẽ tác động đến việc bạn có thể nhận bảo hiểm thất nghiệp. Điều 46 của Luật Việc làm 2013 quy định như sau về việc hưởng trợ cấp thất nghiệp:

"Điều 46. Hưởng trợ cấp thất nghiệp

1. Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, người lao động nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp tại trung tâm dịch vụ việc làm do cơ quan quản lý nhà nước về việc làm thành lập.

2. Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày trung tâm dịch vụ việc làm tiếp nhận đủ hồ sơ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp; trường hợp không đủ điều kiện để hưởng chế độ trợ cấp thất nghiệp thì phải trả lời bằng văn bản cho người lao động.

3. Tổ chức bảo hiểm xã hội thực hiện việc chi trả trợ cấp thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp".

2.2 Hồ sơ cần thiết để hưởng trợ cấp thất nghiệp

Dựa trên các quy định tại Luật Việc làm năm 2013 và Nghị định số 28/2015/NĐ-CP về hồ sơ mà người lao động cần nộp để được hưởng trợ cấp thất nghiệp, các giấy tờ bao gồm như sau:

- Đơn xin hưởng trợ cấp thất nghiệp theo mẫu do Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội ban hành;

- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của các giấy tờ xác nhận việc chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc: bao gồm hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc đã hết hạn; quyết định thôi việc, quyết định sa thải, quyết định kỷ luật buộc thôi việc, thông báo hoặc thỏa thuận về việc chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc;

- Sổ bảo hiểm xã hội;

- Hai ảnh kích thước 3x4;

- Chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú (bản sao photo) nếu bạn nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp tại nơi cư trú, kèm theo bản gốc để đối chiếu.

Theo quy định, thời gian để bạn nhận trợ cấp thất nghiệp là trong vòng 03 tháng kể từ ngày nghỉ việc. Để hoàn thiện hồ sơ, bạn cần có Sổ bảo hiểm xã hội. Nếu công ty chậm trả Sổ, việc hưởng trợ cấp của bạn có thể bị trì hoãn hoặc không được cấp nếu quá thời hạn.

Vì mỗi cá nhân chỉ có một Sổ bảo hiểm xã hội, khi chuyển sang làm việc tại công ty khác, bạn phải cung cấp mã số sổ bảo hiểm xã hội để tiếp tục đóng bảo hiểm mà không cần cấp sổ mới. Vì vậy, bạn cần phải rút Sổ bảo hiểm xã hội từ công ty cũ và nộp lại cho công ty mới sau khi đã tìm được công việc.

3. Thủ tục chốt Sổ bảo hiểm xã hội

Thủ tục chốt Sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động được thực hiện ngay sau khi người sử dụng lao động báo giảm bảo hiểm xã hội thành công. Để thực hiện thủ tục này, người sử dụng lao động cần chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ sau đây:

- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu số 103 và liệt kê các giấy tờ đi kèm.

- 01 mẫu số D02-TS kê khai danh sách những lao động cần thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội.

- Sổ bảo hiểm xã hội của từng người lao động.

- 01 bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc, hoặc giấy tờ chứng minh việc chuyển địa chỉ (trong trường hợp công ty chuyển quản lý bảo hiểm xã hội sang cơ quan khác).

- Mẫu TK01-TS kê khai thông tin cần thay đổi (nếu người lao động cần điều chỉnh thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội).

- Thẻ bảo hiểm y tế của người lao động còn hiệu lực sử dụng.

Cách thức nộp hồ sơ: Người sử dụng lao động có thể gửi hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội bằng các phương thức sau:

- Nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội.

- Nộp qua dịch vụ bưu điện.

- Nộp hồ sơ qua hệ thống mạng trực tuyến.

Khi cơ quan bảo hiểm xã hội nhận đủ hồ sơ từ người sử dụng lao động, trong vòng 10 ngày, cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Nếu hồ sơ thiếu sót, không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ gửi thông báo yêu cầu người sử dụng lao động bổ sung hồ sơ hoặc hướng dẫn giải quyết theo quy định của pháp luật.

Trong trường hợp công ty không thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, người lao động có thể dựa vào Điều 118 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 để yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xem xét lại các quyết định và hành vi của công ty. Người lao động cũng có thể tiến hành khiếu nại theo thủ tục quy định tại Điều 15 Nghị định số 24/2018/NĐ-CP, với thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu thuộc về người sử dụng lao động. Nếu khiếu nại không được giải quyết trong vòng 30 ngày hoặc không đồng ý với phương án giải quyết của công ty, người lao động có thể khiếu nại lần hai đến Chánh thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi công ty đặt trụ sở chính.

Nếu khiếu nại lần hai không được giải quyết trong thời gian quy định hoặc người lao động không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần hai, người lao động có quyền khởi kiện vụ án tại Tòa án theo thủ tục tố tụng hành chính.

Chúng tôi mong nhận được sự hợp tác từ quý vị!

Trân trọng./.