Quy trình khai nhận di sản thừa kế tại UBND cấp xã theo đúng quy định pháp luật hiện hành

1. Pháp luật quy định như thế nào về khai nhận di sản thừa kế?

Khai nhận di sản thừa kế là quá trình xác định quyền sở hữu tài sản của người đã qua đời để chuyển nhượng cho người thừa kế theo quy định pháp luật.

Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực văn bản khai nhận di sản thừa kế được quy định như sau:

- Phòng Tư pháp tại các huyện, quận, thị xã và thành phố thuộc tỉnh (tổng gọi là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và nghĩa vụ sau đây:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính của các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tại Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài, hoặc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tại Việt Nam hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp hoặc xác nhận.

+ Chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản.

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các tài liệu, văn bản chuyển ngữ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

+ Chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản động sản.

+ Chứng thực các văn bản thỏa thuận phân chia di sản và các văn bản khai nhận di sản trong trường hợp di sản là động sản.

Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện việc chứng thực theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

- Ủy ban nhân dân của các xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm sau đây:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

+ Chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản (ngoại trừ chữ ký của người dịch). Chứng thực các hợp đồng và giao dịch liên quan đến tài sản động sản.

+ Chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến việc thực thi quyền của người sử dụng đất theo quy định tại Luật Đất đai.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định trong Luật Nhà ở.

+ Chứng thực di chúc.

+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.

+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản và văn bản khai nhận di sản trong trường hợp di sản là tài sản được quy định tại Điểm c, d và Điều 32 Khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Người thực hiện chứng thực có các quyền và nghĩa vụ như sau:

- Đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan khi thực hiện việc chứng thực.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về các công việc chứng thực đã thực hiện.

- Không được thực hiện chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch hoặc chữ ký có liên quan đến tài sản hoặc lợi ích cá nhân của bản thân hoặc các thành viên trong gia đình như vợ/chồng, cha/mẹ đẻ hoặc nuôi, con ruột hoặc con rể/dâu, ông/bà, anh/chị em ruột của vợ/chồng, hoặc cháu là con của con ruột hoặc con nuôi.

- Từ chối việc chứng thực trong các trường hợp được quy định tại Điều 22, Điều 25 và Điều 32 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

- Yêu cầu các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ hoặc văn bản cần chứng thực.

- Lập biên bản tạm giữ và chuyển giao cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý các giấy tờ hoặc văn bản cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung vi phạm quy định tại Điểm 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

- Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung các hồ sơ, thông tin liên quan đến di sản thừa kế sao cho chính xác, đầy đủ và hợp lệ, tránh trường hợp chứng thực sai. Đồng thời hỗ trợ nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn cách nộp hồ sơ đúng quy trình tại cơ quan chứng thực.

Địa điểm thực hiện chứng thực.

Địa điểm thực hiện chứng thực thông thường là tại trụ sở của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Tuy nhiên, trong những tình huống đặc biệt như chứng thực di chúc, hợp đồng, giao dịch, hoặc chứng thực chữ ký đối với người yêu cầu chứng thực là người già yếu, không thể di chuyển, đang bị tạm giữ, tạm giam, hoặc đang thi hành án phạt tù, hoặc có lý do hợp lý khác, chứng thực có thể được thực hiện ngoài trụ sở. Trong những trường hợp này, cần phải ghi rõ địa điểm và thời gian thực hiện chứng thực.

- Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thực hiện chứng thực cần bố trí nhân sự tiếp nhận yêu cầu chứng thực trong giờ hành chính các ngày làm việc và công khai thông tin về lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết, lệ phí, và chi phí chứng thực tại trụ sở của đơn vị.

2. Quy trình khai nhận di sản thừa kế tại Ủy ban nhân dân cấp xã mới nhất.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

– Soạn thảo văn bản khai nhận di sản thừa kế;

– Giấy chứng tử hoặc các giấy tờ chứng minh sự ra đi của người để lại di sản;

– Các giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản, bao gồm: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ tiết kiệm, thẻ ngân hàng, hợp đồng bảo hiểm;

– Giấy tờ chứng minh nhân thân của người khai nhận di sản, chẳng hạn như chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu, sổ hộ khẩu;

– Di chúc của người quá cố (nếu có);

– Các giấy tờ chứng minh mối quan hệ nhân thân giữa người để lại di sản và người thừa kế, như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy xác nhận việc nhận nuôi con;

Bước 2: Nộp hồ sơ

Người thực hiện khai nhận di sản thừa kế phải nộp hồ sơ tại UBND. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực việc khai nhận di sản thừa kế. Nếu hồ sơ thiếu sót, cán bộ sẽ hướng dẫn các bước sửa đổi và bổ sung để hoàn thiện hồ sơ.

Bước 3: Giải quyết

– Người thực hiện chứng thực sẽ tiến hành kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực. Nếu hồ sơ đầy đủ và các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đều tự nguyện, minh mẫn và có khả năng làm chủ hành vi của mình, thì quá trình chứng thực sẽ được thực hiện.

– Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trong trường hợp người có thẩm quyền ký hợp đồng từ các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực, họ có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực sẽ đối chiếu chữ ký trong hợp đồng với chữ ký mẫu. Nếu có nghi ngờ về sự khác biệt giữa chữ ký trong hợp đồng và chữ ký mẫu, yêu cầu người đó ký lại trước mặt người thực hiện chứng thực.

Nếu người yêu cầu chứng thực không thể ký, họ sẽ phải điểm chỉ. Trong trường hợp người đó không thể đọc, nghe, ký, hoặc điểm chỉ, cần có hai người làm chứng. Những người làm chứng phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không có bất kỳ quyền lợi, nghĩa vụ hay lợi ích nào liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch đó.

– Người thực hiện chứng thực cần ghi lời chứng phù hợp với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký tên, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng hoặc giao dịch có từ hai trang trở lên, mỗi trang phải được đánh số thứ tự và có chữ ký của người yêu cầu chứng thực cùng người thực hiện chứng thực; số lượng trang và nội dung lời chứng phải được ghi rõ tại trang cuối cùng của hợp đồng, giao dịch. Nếu hợp đồng, giao dịch có nhiều hơn hai trang, cần phải đóng dấu giáp lai.

– Trong trường hợp cần phiên dịch, người phiên dịch có trách nhiệm dịch chính xác và đầy đủ nội dung của hợp đồng, giao dịch cũng như lời chứng cho người yêu cầu chứng thực, và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.

3. Những điều cần lưu ý về pháp luật thừa kế

Từ chối nhận di sản

- Người thừa kế có quyền từ chối nhận di sản, trừ khi việc từ chối này nhằm tránh nghĩa vụ tài sản của mình đối với người khác.

- Người từ chối nhận di sản phải lập văn bản và gửi cho người quản lý di sản, các người thừa kế khác, và người chịu trách nhiệm phân chia di sản để thông báo.

- Việc từ chối nhận di sản phải được thực hiện trước khi di sản được phân chia.

Những người không có quyền hưởng di sản

- Các đối tượng sau đây không có quyền nhận di sản:

+ Người bị kết án vì hành vi cố ý xâm phạm tính mạng, sức khỏe, hoặc hành vi ngược đãi nghiêm trọng, hành hạ người để lại di sản, xâm phạm nghiêm trọng danh dự, nhân phẩm của người đó;

+ Người vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ nuôi dưỡng đối với người để lại di sản;

+ Người bị kết án vì hành vi cố ý xâm phạm tính mạng của người thừa kế khác nhằm chiếm đoạt một phần hoặc toàn bộ di sản mà người thừa kế đó có quyền nhận;

+ Người có hành vi lừa dối, cưỡng ép, hoặc ngăn cản người để lại di sản lập di chúc; giả mạo, sửa đổi, hủy bỏ di chúc, hoặc che giấu di chúc với mục đích chiếm đoạt một phần hoặc toàn bộ di sản trái với ý chí của người để lại di sản.

- Những người được quy định tại khoản 1 Điều 621 Bộ luật Dân sự năm 2015 vẫn được quyền hưởng di sản nếu người để lại di sản biết rõ hành vi của những người đó nhưng vẫn cho phép họ hưởng di sản theo di chúc.

Thời hiệu thừa kế

- Thời hiệu để người thừa kế yêu cầu phân chia di sản là 30 năm đối với bất động sản, 10 năm đối với động sản, tính từ thời điểm mở thừa kế. Sau thời gian này, di sản sẽ thuộc về người thừa kế đang quản lý di sản. Nếu không có người thừa kế nào đang quản lý di sản, di sản sẽ được xử lý như sau:

+ Di sản sẽ thuộc quyền sở hữu của người chiếm hữu theo quy định tại Điều 236 của Bộ luật Dân sự năm 2015;

+ Di sản sẽ thuộc về Nhà nước, nếu không có người chiếm hữu theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 623 Bộ luật Dân sự năm 2015.

- Thời hiệu để người thừa kế yêu cầu xác nhận quyền thừa kế của mình hoặc bác bỏ quyền thừa kế của người khác là 10 năm, tính từ thời điểm mở thừa kế.

- Thời gian yêu cầu người thừa kế thực hiện nghĩa vụ tài sản liên quan đến di sản của người đã mất là 03 năm, tính từ thời điểm mở thừa kế.