Buzz
Ý kiến tư vấn của luật sư:
1. Quy định về con dấu, việc sử dụng con dấu, và cách thức đóng dấu.
Con dấu được sử dụng bởi các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, và các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (gọi tắt là cơ quan, tổ chức) cùng một số chức danh nhà nước. Con dấu không chỉ thể hiện vị trí pháp lý mà còn khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, giấy tờ thuộc các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước.
Hiện nay, có nhiều loại dấu và vị trí đóng dấu khác nhau, bao gồm dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi, dấu thu nhỏ… với các vai trò và giá trị pháp lý khác nhau. Cụ thể, quy định về dấu treo và dấu giáp lai được hiểu như sau:
Theo Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư, có quy định như sau:
Điều 26. Đóng dấu
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Vì vậy, có thể giải thích dấu giáp lai và dấu treo như sau:
2. Dấu giáp lai là gì?
Dấu giáp lai là việc sử dụng con dấu đóng lên lề trái hoặc lề phải của văn bản, áp dụng cho các văn bản có từ hai tờ trở lên. Con dấu sẽ được đóng lên tất cả các tờ giấy, nhằm xác thực tính hợp pháp của mỗi tờ và ngăn ngừa việc thay đổi hoặc làm giả văn bản. Dấu giáp lai được đóng ở khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Việc đóng dấu giáp lai phải được thực hiện theo quy định riêng của Bộ trưởng hoặc thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
3. Phương pháp đóng dấu giáp lai?
Hướng dẫn về việc đóng dấu giáp lai được quy định tại Khoản 2, Điều 13 của Thông tư 01/2011/TT-BNV, theo đó có các quy định cụ thể như sau:
Điều 13. Dấu của cơ quan, tổ chức
1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Ví dụ chi tiết như dưới đây:
- Căn cứ theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Điều 20, Khoản 3, Điểm b, quy định rằng:
b) Cần ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ hai trang trở lên, cần ghi lời chứng vào trang cuối cùng, và nếu bản sao có từ hai tờ trở lên, bắt buộc phải đóng dấu giáp lai.
- Điều 49 của Luật Công chứng năm 2014 quy định như sau:
Điều 49. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
- Khoản 2, Mục II của Thông tư liên tịch số 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN hướng dẫn quy trình buộc trích tiền từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để thanh toán bảo hiểm xã hội chưa đóng, bảo hiểm xã hội đóng chậm và tiền lãi phát sinh, quy định rằng:
Quyết định áp dụng biện pháp trích tiền vào quỹ bảo hiểm xã hội phải được lập theo mẫu quy định tại Thông tư này. Nếu quyết định có nhiều hơn một trang, cần đóng dấu giáp lai giữa các trang.
4. Khái niệm dấu treo?
Dấu treo là việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức để đóng lên trang đầu, che phủ một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục kèm theo văn bản chính. Thông thường, tên của cơ quan tổ chức sẽ được ghi ở phía bên trái trên đầu văn bản hoặc phụ lục, vì vậy khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu vào phía bên trái, làm dấu che phủ phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đó.
5. Khái niệm về dấu treo?
Khoản 3, Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về việc sử dụng dấu treo như sau:
“Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo”.
Đóng dấu treo nhằm khẳng định rằng văn bản được đóng dấu treo là một phần không thể tách rời của văn bản chính, đồng thời xác nhận tính chính xác của nội dung để ngăn ngừa việc giả mạo hoặc thay đổi văn bản.
Ví dụ cụ thể: Nếu hóa đơn bán hàng được cấp cho người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền, người bán hàng phải đóng dấu treo của tổ chức lên hóa đơn và ghi rõ họ tên của mình vào hóa đơn, theo khoản d, Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về việc đóng dấu treo.
d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Trong trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào phần người bán hàng trên hóa đơn, người bán hàng phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị và ghi rõ họ tên mình vào hóa đơn, đồng thời đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái tờ hóa đơn.
