Buzz
1. Văn phòng công chứng hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp nào?
Căn cứ vào Điều 22 của Luật Công chứng 2014 về tổ chức và hoạt động của văn phòng công chứng, các quy định sau đây được đưa ra:
- Văn phòng công chứng phải tuân thủ quy định của Luật và các văn bản pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng cần có ít nhất hai công chứng viên hợp danh và không có thành viên góp vốn.
- Người đại diện pháp lý của văn phòng công chứng được xác định là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của văn phòng và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng.
- Tên gọi của văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ "Văn phòng công chứng" và kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc một công chứng viên hợp danh khác được các công chứng viên thỏa thuận, với điều kiện không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên của các tổ chức công chứng khác. Đồng thời, tên gọi không được vi phạm các giá trị truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
- Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các tiêu chuẩn mà Chính phủ đã quy định. Ngoài ra, văn phòng phải có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động độc lập về tài chính, chủ yếu dựa trên nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
- Về con dấu, văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy và chỉ được phép khắc và sử dụng sau khi có quyết định cho phép thành lập. Các quy trình, hồ sơ xin khắc dấu, cũng như việc quản lý và sử dụng con dấu của văn phòng công chứng sẽ phải tuân theo quy định pháp luật về con dấu.
Vì vậy, văn phòng công chứng sẽ hoạt động theo mô hình công ty hợp danh và yêu cầu có ít nhất hai công chứng viên hợp danh. Một yếu tố quan trọng là văn phòng công chứng không được phép có thành viên góp vốn.
Quy định này có nghĩa là văn phòng công chứng chỉ có thể hoạt động dưới dạng công ty hợp danh, khác với quy định trước đây. Theo Luật Công chứng năm 2006, công chứng viên có quyền chọn thành lập Văn phòng công chứng theo hình thức doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh. Tuy nhiên, Luật Công chứng năm 2014 quy định rằng các văn phòng công chứng đã thành lập dưới hình thức doanh nghiệp tư nhân theo Luật Công chứng năm 2006 phải chuyển đổi sang công ty hợp danh để tuân thủ quy định của pháp luật.
2. Quy trình và thủ tục đăng ký thành lập văn phòng công chứng như thế nào?
Căn cứ vào khoản 1 của Điều 23 Luật Công chứng 2014, hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng công chứng bao gồm các thành phần sau đây:
Các công chứng viên, cùng với người đề xuất thành lập Văn phòng công chứng, cần chuẩn bị hồ sơ đề nghị và gửi đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để được xem xét và phê duyệt. Hồ sơ này bao gồm các tài liệu sau:
- Đơn đề nghị thành lập: Đơn này cần nêu rõ lý do cần thành lập Văn phòng công chứng, bao gồm mục đích, lợi ích đối với cộng đồng và các yếu tố liên quan khác.
- Đề án thành lập Văn phòng công chứng: Đề án này phải bao gồm thông tin chi tiết về cơ cấu tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa chỉ trụ sở, điều kiện cơ sở vật chất, cũng như kế hoạch triển khai hoạt động của Văn phòng công chứng. Đặc biệt, cần làm rõ cơ sở pháp lý, nội dung công việc, và các biện pháp quản lý cụ thể.
Ngoài ra, hồ sơ còn phải kèm theo bản sao quyết định bổ nhiệm của công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng, nhằm xác minh rằng đội ngũ công chứng viên đáp ứng đủ yêu cầu về chuyên môn và độ tin cậy.
Theo quy định tại các khoản 2, 3, 4 và 5 của Điều 23 Luật Công chứng 2014, quy trình và thủ tục đăng ký thành lập văn phòng công chứng được tiến hành qua các bước sau:
- Trong vòng 20 ngày kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ đề nghị thành lập, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Nếu từ chối, quyết định từ chối phải được thông báo bằng văn bản cùng lý do cụ thể.
- Trong vòng 90 ngày kể từ khi nhận quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải hoàn tất thủ tục đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp địa phương nơi đã được cấp phép thành lập. Hồ sơ đăng ký sẽ bao gồm tên Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở, danh sách công chứng viên hợp danh và danh sách công chứng viên làm việc theo hợp đồng (nếu có).
- Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng phải bao gồm đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh trụ sở đáp ứng yêu cầu theo nội dung đề án thành lập, và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, cùng với công chứng viên làm việc theo hợp đồng lao động (nếu có).
- Sở Tư pháp sẽ cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ đăng ký. Nếu từ chối cấp phép, Sở Tư pháp sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.
- Văn phòng công chứng có thể bắt đầu hoạt động công chứng kể từ khi Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
3. Những vấn đề và hạn chế trong quy định về loại hình văn phòng công chứng
Việc thực hiện hóa và giảm quy hoạch trong lĩnh vực công chứng dự báo sẽ làm tăng nhanh số lượng Văn phòng công chứng trong tương lai. Tuy nhiên, hiện nay, quy định pháp lý về việc thành lập Văn phòng công chứng vẫn tồn tại một số bất cập, gây khó khăn cho các công chứng viên mong muốn thành lập Văn phòng công chứng.
Theo ý kiến của tác giả, quy định hiện tại chỉ cho phép Văn phòng công chứng hoạt động dưới hình thức công ty hợp danh, yêu cầu phải có thành viên hợp danh mà không có thành viên góp vốn, điều này được cho là không hợp lý. Quy định này nhằm đảm bảo Văn phòng công chứng duy trì hoạt động liên tục trong việc chứng nhận hợp đồng và giao dịch. Theo đó, nếu Văn phòng công chứng đã chứng nhận hợp đồng, việc sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ hợp đồng này sẽ phải thực hiện.
Trong trường hợp Văn phòng công chứng được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp tư nhân với một công chứng viên duy nhất, nếu công chứng viên này qua đời hoặc không đủ điều kiện hành nghề, Văn phòng công chứng sẽ phải ngừng hoặc chấm dứt hoạt động. Điều này có thể gây ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của người yêu cầu công chứng, đặc biệt khi cần sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ hợp đồng. Luật Công chứng năm 2014 đã giải quyết vấn đề này bằng cách loại bỏ hình thức thành lập Văn phòng công chứng dưới dạng doanh nghiệp tư nhân.
Việc loại bỏ hình thức Doanh nghiệp tư nhân và không công nhận thành viên góp vốn trong Công ty hợp danh của Văn phòng công chứng đã gây ra hạn chế về quyền tự do lựa chọn hình thức kinh doanh, đồng thời tạo khó khăn trong việc tổ chức và thực hiện hoạt động công chứng. Thực tế đã chỉ ra rằng, Công ty hợp danh không phải là sự lựa chọn tối ưu cho tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng, vì yếu tố "hợp danh" có thể bị thay đổi khi có công chứng viên qua đời, miễn nhiệm, bãi nhiệm, hoặc không tiếp tục hành nghề, dẫn đến việc Văn phòng công chứng không thể duy trì hoạt động.
