Việc thuê văn phòng mà không có hóa đơn liệu có thể được coi là chi phí hợp lý hay không?

Em được biết, theo công văn mới ban hành năm 2014 về việc thuê nhà, nếu mức tiền thuê dưới 9 triệu đồng mỗi tháng, chủ nhà không cần xuất hóa đơn mà chỉ cần kèm theo bảng kê 01/TNDN. Hiện tại, em đang thực hiện theo quy định này. Tuy nhiên, trường hợp của công ty em là chủ nhà cho thuê nhiều phòng, trong đó có một công ty thuê cả tầng trên và đã nhận hóa đơn để khai báo doanh thu 800 triệu đồng mỗi năm. Vì vậy, công ty em chỉ thuê một phần diện tích (một căn) làm văn phòng và không có hóa đơn, liệu có thể tính vào chi phí hợp lý không?

Xin chân thành cảm ơn!

Trả lời

1. Căn cứ pháp lý:

Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp theo Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế, đồng thời sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.

Nội dung tư vấn:

Liên quan đến việc tiền thuê nhà có thể được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản 2.5 Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định như sau:

"2.5. Chi phí tiền thuê tài sản của cá nhân mà không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:

- Trong trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản từ cá nhân, hồ sơ để xác định chi phí hợp lý là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản.

- Nếu doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân và hợp đồng thuê có điều khoản doanh nghiệp sẽ thay cá nhân nộp thuế, hồ sơ xác định chi phí hợp lý bao gồm hợp đồng thuê tài sản, chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

- Trong trường hợp hợp đồng thuê tài sản có điều khoản ghi rõ tiền thuê chưa bao gồm thuế (bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân), và doanh nghiệp thay cá nhân nộp thuế, doanh nghiệp có thể tính vào chi phí hợp lý toàn bộ số tiền thuê tài sản, bao gồm cả phần thuế đã nộp thay cho cá nhân."

Vì vậy, căn cứ theo quy định nêu trên, trong trường hợp thuê nhà mà không có hóa đơn nhưng hợp đồng thuê tài sản đáp ứng yêu cầu theo quy định, bạn có thể tính tiền thuê nhà vào chi phí hợp lý. Điều này được áp dụng trong trường hợp chủ nhà cho thuê nhiều phòng, mỗi phòng có hợp đồng thuê riêng biệt. Hồ sơ để xác định chi phí hợp lý cho tiền thuê nhà của cá nhân bao gồm:

- Hợp đồng thuê nhà

- Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà: Bao gồm phiếu chi, lệnh chi, ủy nhiệm chi, hoặc các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hợp đồng thuê có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

Trong trường hợp công ty thay chủ nhà nộp thuế theo thỏa thuận trong hợp đồng, cần bổ sung:

- Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân (bao gồm biên lai thu thuế do kho bạc nhà nước cấp).

Do đó, khi công ty thuê tài sản từ cá nhân mà không có hóa đơn, có thể sử dụng các chứng từ nêu trên để tính tiền thuê tài sản vào chi phí được trừ, kèm theo bảng kê 01/TNDN.